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Arbeit im Büro gesund gestalten

Checkliste
Deutsches Netzwerk Büro: Check "Gute Büroarbeit"

Autorin: Regine Rundnagel

Übersicht

  • nationaler Qualitätsstandard für gute Büropraxis
  • gemeinsamer Nenner aller relevanten Arbeitsschutzakteure in Deutschland
  • einsetzbar in Unternehmen als Potentialanalyse
  • ermöglicht proaktives und systematisches Vorgehen
  • ganzheitliche Perspektive
  • Anwendung durch Führungskräften und Interessenvertretungen
  • geeignet für kleine und mittlere Betriebe und Organisationen

Ausgangspunkt: Wandel der Büroarbeit

Gesellschaftliche, technologische und Marktbedingungen haben die Büroarbeit verändert und ihre neue Qualität hat Folgen - im Sinne neuer innovativer Chancen, im Sinne neuer Belastungsprofile und auch Gestaltungsmöglichkeiten.

  • Der Computer ist Arbeitsmittel bei immer mehr Tätigkeiten geworden. Die Bindung an den Bildschirm ist gestiegen.
  • Die IuK-Technologien wie Email, Internet oder Handy haben sich bei den klassischen Büroarbeitsplätzen besonders stark durchgesetzt und die Arbeitsbedingungen beschleunigt.
  • An Büroarbeitsplätzen arbeiten zunehmend qualifiziertere Beschäftigte, die Anforderungen sind komplexer geworden.
  • Die Arbeit wird ergebnisorientiert organisiert, die Selbstverantwortung ist gestiegen.
  • Projekte, Teams und wechselnde Unternehmensstrukturen erfordern mehr soziale und kommunikative Fähigkeiten und ständige Lernbereitschaft.
  • Die Grenze zwischen Arbeit, Familie und Privatleben zerfließt immer mehr.

Wer unter diesen Bedingungen lebenslang leistungsfähig und kreativ sein will benötigt gute Arbeitsbedingungen. Das gilt auch für Unternehmen, produktive Büroarbeit erfordert gut gestaltete Arbeitsplätze, Prozesse und eine motivierende Kultur: von guter Büroarbeit haben profitieren beide Seiten.

Autoren: Gemeinsames Leitbild aller Akteure

Gemeinsam haben das Bundesarbeitsministerium, Arbeitgeberverbände, Gewerkschaften, Unfallversicherungsträger als auch Büromöbelhersteller und Wissenschaftler den Check „Gute Büroarbeit“ erarbeitet. Damit liegt ein abgestimmter Qualitätsstandard vor, der von allen Akteuren rund um die Büroarbeit anerkannt wird und in den die Erfahrungen guter betrieblicher Praxis und wissenschaftlicher Erkenntnisse eingeflossen sind.
Grundlage des Check „Gute Büroarbeit“ ist das Leitbild der Initiative INQA Büro und die Konvention des Deutschen Netzwerks Büro DNB  „Neue Qualität der Büroarbeit“.  Konzeptionell sind das DNB und die BC Forschungsgesellschaft Wiesbaden für den Inhalt verantwortlich.

Das DNB ist ein gemeinnütziger Verein von interessierten Fachvertretern mit der Aufgabe den Dialog zwischen Wirtschaft und Politik über die Neue Qualität der Büroarbeit und die Förderung des Entstehens von Wissen über Büroarbeit sowie den Austausch, die Verbreitung und die Anwendung dieses Wissens in der Praxis voranzutreiben.

Ziel: Gesundheit und zukunftsfähige Büroarbeit

Mit dem Analyseinstrument Check "Gute Büroarbeit" kann jedes Unternehmen eigenverantwortlich seine Büroqualität und Büroarbeitskultur entwickeln. Ziel dabei ist die Förderung der Gesundheit der Beschäftigten. Auf dieser Grundlage kann sich die Arbeitsmotivation, Arbeitsleistung und letztlich auch die Produktivität verbessern. Der Check stellt damit einen Schritt zur zukunftssicheren Büroarbeit dar – und zwar in Bezug auf die Herausforderungen des demografischen Wandels und der strukturellen Veränderungen der Arbeit in Büros, verursacht durch veränderte Marktbedingungen und steigenden Arbeits- und  Zeitdruck . Die Arbeitsbedingungen, die Technik, die Organisation und Kommunikation spielen dabei ebenso eine Rolle wie die Kompetenz der Beschäftigten.

Der Check „Gute Büroarbeit“ hat den Anspruch, im Unternehmen das Personal zu produktiven Leistungen zu motivieren und es an das Unternehmen zu binden. Er will dazu beitragen eine Kultur des Vertrauens und der Wertschätzung zu fördern - als Voraussetzung für gute Ideen und Innovation und erfolgreiche Wertschöpfung. Hintergrund ist ein Verständnis einer präventiven Arbeitssystemgestaltung der Büroarbeit, zu der folgender Elemente gehören:

  • Eine Mitarbeiterführung, die allen die notwendigen Informationen für die Bewältigung der Arbeitsaufgaben zur Verfügung stellt und günstige Bedingungen für die Kommunikation und einen ständigen Verbesserungsprozess schafft.
  • Konzepte für eine arbeits- und familienkonforme Gestaltung von Arbeitsprozessen und Schaffung entsprechender Bedingungen.
  • Die optimale Gestaltung neuer Arbeitsformen wie Telearbeit, Desk-Sharing, virtuelle Teams, Satellitenbüros, Non-Territorial-Office.
  • Eine Organisation der Arbeitsaufgaben, die Gefährdungen und Beeinträchtigungen weitestgehend ausschließt und die Beanspruchungen optimiert.
  • Eine Gestaltung von Arbeitszeiten und Arbeitsaufgaben, die weder zu Über- noch zu Unterforderungen führt.
  • Die Gestaltung von Büroraumqualitäten und der Einsatz von Büroarbeitsmitteln, die das Wohlbefinden und die Produktivität fördern (vgl. Leitlinie "Qualitätskriterien für Büro-Arbeitsplätze" L-Q01-06  (erarbeitet von DIN, dem Unfallversicherungsträger Verwaltungs-BG, dem Fachverband der Büromöbelindustrie bso, der Bundesanstalt für Arbeitschutz und Arbeitsmedizin BAuA, der Initiative Neue Qualität der Arbeit - INQA-Büro).
  • Eine Gestaltung des Büroarbeitsplatzes und ein Flächenmanagement, die ein konzentriertes und effektives Arbeiten ermöglichen sowie reibungslose Arbeits- und Kommunikationsabläufe.
  • Eine gebrauchstaugliche Software, die ein konzentriertes und aufgabenbezogenes Arbeiten ermöglicht und die einen guten Zugriff auf notwendige Informationen erlaubt.

Nutzen des Checks: Qualitätssteigerung und Kommunikation

Das Instrument ist eine Potentialanalyse in Form einer Selbsteinschätzung. Vorteilhaft ist der Einsatz durch mehrere Gruppen im Unternehmen: durch die verantwortlichen Führungskräfte und ebenso durch die Interessenvertretung oder Fachabteilungen. Die jeweilige Einschätzung kann hilfreich sein bei der Entwicklung von Verbesserungsschritten, eine gemeinsame Kommunikation ist akzeptanzfördernd.

Der Check

  • gibt einen systematischen Überblick, welche Potenziale im Unternehmen ungenutzt sind,
  • zeigt, wo das Unternehmen im Verhältnis zur guten Praxis der Büroarbeit steht,
  • ist eine Hilfe im Rating, da sich mit dem Check ein systematisches Risikomanagement in der Büroarbeitsgestaltung dokumentieren läßt,
  • ermöglicht, die Gefährdungsbeurteilung vorzubereiten
  • ermöglicht den Organisationsteil der Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und entsprechende Maßnahmen umzusetzen
  • gibt allen Beteiligten Anregungen für die Entwicklung guter Qualität der Büroarbeitsbedingungen

Inhalte des Checks – entlang der Wertschöpfung 

Der Check umfasst vollständig alle relevanten Gestaltungsbereiche der Büroarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens. Das ist wesentlich mehr, als die Betrachtung von Arbeitssicherheit, Ergonomie und Gesundheitsschutz am Büroarbeitsplatz. Die Potentialanalyse beinhaltet ebenso Bereiche der Prozessorganisation, Qualifikation, Führung und Unternehmenskultur. Erst unter dieser ganzheitlichen Perspektive kann die Frage von gesunden Arbeitsbedingungen auch Bedeutung für die Leistungskraft der arbeitenden Personen erlangen. Die zentrale Frage dabei ist: Wie kann Gesundheit und Produktivität der Menschen im Büro gefördert werden?

 

 

Bild 1: Inhalte des Checks "Gute Büroarbeit" entlang der Wertschöpfungskette. (QuelleDeutsches Netzwerk Büro 2011)

Analysebereiche

  1. Eine motivierende und kooperative Arbeitskultur ermöglichen
    Die Qualität der Strategie, der Führung und der Arbeitskultur eines Unternehmens sind wesentliche Faktoren, um die Produktivität und Gesundheit der arbeitenden Menschen im Büro zu fördern.
  2. Potenziale der Menschen entfalten
    Die Menschen bringen ihre Kreativität, ihre Fähigkeit und ihr Engagement dauerhaft ein, wenn sie gesund und effektiv im Büro arbeiten können.
    Dazu sind die Voraussetzungen zu schaffen: Die möglichen Risiken und belastenden Faktoren sind zu analysieren und die Arbeit ist entsprechend der Fähigkeiten der Beschäftigten zu gestalten.
  3. Wissensbasis zur Erfolgsbasis machen
    Die zunehmende Komplexität der Informationen sowie die Flexibilität und Fluktuation der Beschäftigten in der Büroarbeit erfordern eine systematische Organisation der Wissensbestande unabhängig von einzelnen Personen.
  4. Informationstechnologien intelligent nutzen
    Die gezielte Anwendung von Informations- und Kommunikationstechnologie bestimmt die Effektivität und Effizienz in der Büroarbeit.
  5. Büroarbeitsplatz als Produktivitätsfaktor nutzen
    Das Konzept und die Gestaltung der Büroräume, Arbeitspläatze und Arbeitsmittel bilden die Grundlage sowohl für produktives Arbeiten, für das Wohlbefinden der arbeitenden Menschen sowie für das Wohlergehen des Unternehmens.
  6. Prozesse und Produkte ständig intelligent erneuern
    Der Büroarbeitsplatz kann im ständig zunehmenden Wettbewerb gesichert und verbessert werden, wenn Produkte und Prozesse kontinuierlich innovativ weiterentwickelt werden. Gute Unternehmen fordern die Innovationsfähigkeit und die Kreativität ihrer Beschäftigten.

Zielgruppen: Unternehmen und Berater

Der Check „Gute Büroarbeit“ richtet sich an den Mittelstand ist für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Auch Verwaltungen oder größere Organisationen können ihn einsetzen. Berater und Beraterinnen der Bürogestaltung, des Gesundheitsmanagements oder der Organisationsentwicklung erlaubt er einen Einstieg und eine gute Grundlage für weitere Schritte.

Methoden der Analyse – Selbstbewertung im Dialog

Der Check umfasst 44 Qualitätsaussagen mit Praxisbeispielen und eine einfache 3er-Skala nach dem Ampelmodell. Es wird der Handlungsbedarf abgefragt. Er wird in Form einer Selbstbewertung des Unternehmens oder von Unternehmensbereichen durchgeführt.  Die Bearbeitungsdauer beträgt zwischen 45 und 75 Minuten.

 

 

Bild 2: Beispiel einer Qualitätsaussage mit Praxisbeispielen und Bewertungsskala. (Quelle: Deutsches Netzwerk Büro 2011)

Wird das Instrument gezielt im Dialog zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, Betriebsrat, Gesundheitsschützern und Beschäftigten eingesetzt, dann besteht eine gute Chance zu wirksamen Verbesserungsmaßnahmen. Werden die unterschiedlichen Perspektiven im Dialog zugelassen, wirken sie anregend und akzeptanzfördernd  und das ist bereits ein Schritt zu einer offeneren Kommunikation im Unternehmen. Grundsätzlich kann der Check auch top-down durch die Unternehmensspitze angewendet werden.

Einsatz des Instruments im Dialog

Das Projekt „Gute Büroarbeit im Dialog“ sollte in Schritten erfolgen. Vorab ist eine Verständigung unter den Anwendergruppen; die  Geschäftsführung, Führungsebenen, eine Gruppe Beschäftigter, der Betriebsrat etc. notwendig.

Bild 3: Analyseteam im Dialog. (Quelle: Deutsches Netzwerk Büro 2011)
  1. Bewertung des Handlungsbedarfs anhand des Checks getrennt nach Anwendergruppen
  2. Bewertung der Ergebnisse im gemeinsamen Dialog
  3. Entwicklung von Verbesserungsideen und  Maßnahmenvorschlägen zur Verbesserung entlang der 6 Bewertungsbereiche bei gelb = mittlerer und rot = hoher Handlungsbedarf , einzeln oder im Dialog
  4. Dialog zu den Maßnahmenvorschlägen und Dokumentation der Maßnahmen für die zehn wichtigsten Punkte im Maßnahmenplan unter Nutzung der Beispiele im Checkbogen
  5. Festsetzung der Prioritäten im Dialog
    Der Einbezug von Fachleuten zu bestimmten Themen – z.B. für Büroplanung, für Raumklima oder Weiterbildung -  kann zur weiteren Konkretisierung von Maßnahmenfindung sinnvoll sein.  Die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Betriebsarzt oder Gesundheitsmanager können ebenfalls bei Bedarf in den Dialog mit einbezogen werden.
  6. Festlegung der Verantwortlichen, des Zeitraums sowie des Termins für die Umsetzungskontrolle durch die Geschäftsführung
  7. Umsetzung und Wirksamkeitskontrolle
    Das Instrument ermöglicht die Entwicklung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses in der Büroarbeit.

 Der Check "Gute Büroarbeit" bietet einen schnellen Einstieg in Verbesserungsprozesse. Er ersetzt nicht die Gefährdungsbeurteilung, kann sie allerdings schnell und systematisch vorbereiten und in den Bereichen der Arbeitsorganisation vervollständigen.

 

 

 








Bild 4: Maßnahmeplanstruktur
. (Quelle: Deutsches Netzwerk Büro 2011)

Das Instrument ist verfügbar als :

Broschüre:
Deutsches Netzwerk Büro (Hrsg.):
Check "Gute Büroarbeit". Gesund und produktiv: können - wollen -dürfen. Ein nationaler Standard für eine innovative Bürokultur.
1. Auflage Köln 2011, bestellen unter http://www.deutsches-netzwerk-buero.de/ 

donwload:  Broschüre Check "Gute Büroarbeit"  (1,08 MB)
   
online:
interaktiver Check unter http://www.deutsches-netzwerk-buero.de/ 

 

Der Servicebereich

weitere Literatur:

DIN, Normenausschuss Holzwirtschaft und Möbel (NHM), VBG, bso, BAuA, INQA-Büro, Deutsches Netzwerk Büro e.V., BBW Bundesverband Bürowirtschaft (Hrsg.):
Leitlinie L-Q 2010
Qualitätskriterien für Büro-Arbeitsplätze. Anforderungen an Produkte
Leitlinie Teil 2 - Dienstleistungen.
Qualitätskriterien für Büro-Arbeitsplätze.  Anforderungen an Fachberater und Fachhändler
download unter http://quality-office.org oder http://www.deutsches-netzwerk-buero.de/ 

Industriegewerkschaft Bergbau, Chemie, Energie - IG BCE (Hrsg.):
Gesunde Büroarbeit. Informationen für Betriebsräte.
Hannover 2012, bestellen unter www.igbce.de 

Spath, Dieter / Bauer, Wilhelm / Braun, Martin:
Gesundes und erfolgreiches Arbeiten im Büro.
Berlin (Erich Schmidt Verlag) 2011

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
Wohlbefinden im Büro,
Dortmund, Berlin 7. Auflage 2010

Berufsgenossenschaftliche Information BGI 5018
Gesundheit im Büro. Fragen und Antworten
Verwaltungs-Berufsgenossenschaft Hamburg 2008

Literaturmarker Bücher und Broschüren

Letzte Änderung: 7.1.2012

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