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Expertenwissen
Partizipative Büroraumgestaltung - Konzept

Autor: Dr. Peter Martin

Übersicht

  • Bei der Büroraumplanung sind vielerlei Aspekte zu berücksichtigen.
  • Dazu gehören die Arbeitsorganisation, ergonomische Erkenntnisse und die erforderliche Ausstattung mit technischen Geräten.
  • Die Beteiligung der Beschäftigten sollte im Mittelpunkt stehen.
  • Durch moderierte Beteiligung wird dieser Prozess effizient gestaltet.
  • Dies setzt voraus, dass eine Person mit der notwendigen Fach- und Sozialkompetenz den Prozess der Büroraumgestaltung begleitet.
  • Um die gewünschten Effekte zu erzielen, benötigen die Beschäftigten Entscheidungs- und Handlungsspielräume.
  • Führungskräfte müssen die Beteiligung der MitarbeiterInnen wünschen und fördern.
  • Verschiedene Gremien sind zu schaffen.

Es kommt nicht gerade selten vor, dass Neu- oder Umbauten von Büroräumen mit erheblichen ergonomischen Mängeln behaftet sind. Probate Mittel dagegen stellen die frühzeitige Beteiligung der Beschäftigten bei der Planung sowie die Moderation der Planungsprozesse durch fachlich versierte Büroraumplaner dar.

Vielfältige Aufgaben sind zu lösen

Büroräume zu gestalten, ist kein triviales Geschäft. Unterschiedlichste Fragen sind zu beantworten, wie jene nach der Arbeitorganisation, die durch die Räumlichkeiten bestmöglichst unterstützt werden soll; nach der technischen Ausstattung (Bildschirmarbeit) und den dafür notwendigen Arbeitsflächen; nach Beleuchtung, Akustik, Klima und vieles mehr. Schließlich interessiert auch, wie die sehr unterschiedlichen Interessen der späteren NutzerInnen unter einen Hut gebracht werden können. Dass wir überhaupt vermehrt über Büroarbeit reden, hängt auch mit der Erkenntnis zusammen, wonach Büroarbeit mit gesundheitlichen Belastungen verbunden ist, die nicht ohne Folgen bleiben.

In jedem Fall Gründe genug, um ein Projekt zu starten, das sich dem Thema Büroraumplanung und -gestaltung widmet.

Das Projekt wurde gemeinsam von der Technologieberatungsstelle beim DGB Nordrhein-Westfalen Regionalstelle Münsterland und dem Büro für Arbeitsgestaltung und Arbeitsschutz durchgeführt. Da es sich um ein umsetzungsorientiertes Projekt handelt, fanden die Forschungsarbeiten in drei Pilotbetrieben in NRW statt. Es waren Firmen der Spanplattenproduktion, des Nutzfahrzeugsbaus und des Anlagebaus. Das Projekt wurde mit Mitteln der Europäischen Union und des Landes NRW gefördert.

Beteiligung von Anfang an

Das Besondere bei diesem Vorhaben ist, dass nicht nur neue Erkenntnisse bezüglich der ergonomischen Gestaltung von Büroarbeit umgesetzt werden sollten, darüber hinaus waren die Beschäftigten zur Mitarbeit aufgerufen. Zusammen mit ihnen sollten menschengerechte Büroräume geplant und realisiert werden – ihre Beteiligung stand im Mittelpunkt des Projekts.

Moderierte Beteiligung

Beteiligung bedeutet nicht, dass die Beschäftigten ihrem Schicksal überlassen werden; im Gegenteil, es kommt darauf an, sie durch Moderation und Fachkompetenz zu unterstützen. Beteiligung bedeutet auch nicht, dass viele Personen und damit unzählige unterschiedliche Meinungen, die Zeit für die Bauwerks- oder Büroraum-Planung unnötig in die Länge ziehen – dagegen helfen angemessenes Informationsmanagement und transparente Entscheidungsstrukturen. Moderierte Beteiligung zeichnet sich durch zwei wichtige Eigenschaften aus:

  • Einerseits muss der Beteiligungsprozess bei der Bauwerksentwicklung und Büroraumgestaltung von einer Person mit fundiertem aktuellem Wissen über die ergonomische Gestaltung von Büros und Bildschirmarbeitsplätzen fachlich begleitet werden.
  • Zum anderen wird im Beteiligungsprozess eine sozial kompetente Person benötigt, die für eine gleichberechtigte, aktive und zielorientierte Interessenartikulation bzw. –durchsetzung sorgt. Sie muss ggf. existierende Interessengegensätze moderieren und den Beteiligungsgruppen zu einem gemeinsamen Ergebnis verhelfen. Die Kunst besteht hier darin, den Prozess lediglich methodisch und fachlich zu unterstützen, ohne die eigene Meinung durchsetzen zu wollen.

Unterteilt man den Prozess der Büroraumgestaltung in Phasen wie

  • Analyse,
  • Planung,
  • Realisierung und
  • Nutzung,

dann soll angestrebt werden, dass die Beschäftigten schon bei der Analyse und nicht erst bei Problemen der Nutzung eine zentrale Rolle spielen.
Zu einer ganzheitlichen Betrachtung gehört, dass alle Aspekte der sich wandelnden Arbeitswelt beachtet werden: der Wandel der Organisation, der Bürowelt, der Arbeitsmittel und Arbeitsplätze, der Managementtechniken sowie schließlich der gesetzlichen Anforderungen.

Beteiligung bei Innovationsprozessen

Praxisberichte in der wissenschaftlichen Literatur und eigene praktische Erfahrungen zeigen, dass durch Beteiligung der von einem Innovationsprozess betroffenen Beschäftigten an betrieblichen Entscheidungsprozessen sowohl effizientere als auch zufriedenstellendere Lösungen zu erzielen sind.

Bedingungen für eine erfolgreiche Beteiligung

Damit die Beteiligung die gewünschten Effekte bringt und auch die Beschäftigten von den Vorteilen profitieren, müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Beteiligungsprozess erfordert Beteiligungsorientierung auf allen Führungsebenen, d.h. es muss zur Grundhaltung des Unternehmens gehören, alle Beschäftigten als prinzipiell wertvoll für das Erreichen der gesetzten Ziele zu erachten.
  • Beteiligungsorientierung heißt, mit den Beschäftigten gemeinsam zu planen, zu gestalten, zu entscheiden, sich abzustimmen, gegenseitig zu informieren und bedeutet nicht, vollendete Tatsachen zu schaffen. Es gilt frühzeitig miteinander zu reden, Absprachen zu treffen und sich daran zu halten. So fördert die Einbeziehung der Betroffenen ihre Identifikation mit dem geplanten Innovationsprozess – sie schafft die notwendige Vertrauensbasis für eine gemeinsame Entwicklungsaufgabe.
  • Die an einem Beteiligungsprozess teilnehmenden Beschäftigten benötigen Entscheidungs- und Handlungsspielräume. Diese bestimmen die Qualität des Prozesses und das Ausmaß der Einbeziehung sowie den qualitativen Grad der Einflussnahme der Beschäftigten im Vergleich zu dem Einfluss der Vorgesetzten. Die Qualität der Beteiligung ist vor allem abhängig von der Unmittelbarkeit der Beteiligung – wenn die Größe des Projekts es zulässt, sollten möglichst alle betroffenen Beschäftigten direkt einbezogen werden – und von der Beteiligungsintensität.

Es lassen sich unterscheiden:

  • Die Beschäftigten können selbständig und autonom entscheiden (Autonomie)
  • Die Beschäftigten besitzen ein Vetorecht und ihre Auffassung muss berücksichtigt werden (Mitentscheidung)
  • Die Auffassung der Beschäftigten wird im gesamten Innovationsprozess einbezogen (Mitgestaltung)
  • Die Meinung der Beschäftigten kann geäußert werden (Anhörung)
  • Die Beschäftigten werden über Umgestaltungsprozesse im voraus informiert
    Information)
  • Die Beschäftigten erhalten keinerlei Information.

Dabei sind die beiden Extreme (Autonomie und Nichtinformation) in der Praxis selten anzutreffen.

Anforderungen an die Führungskräfte

Soll der Beteiligungsgrad die Qualität einer Mitgestaltung oder Mitentscheidung erzielen, wie in dem beschriebenen Büroraumprojekt angestrebt, so stellt dies u.a. hohe Anforderungen an das Verhalten der Führungskräfte. Denn sie müssen den Beteiligungsprozess fordern und fördern, Vertrauen wagen und den beteiligten Personen auch in schwierigen Situationen den Rücken stärken. Schließlich müssen sie sich selber zurücknehmen, ohne das Gefühl zu haben, ihrer Führungsrolle nicht gerecht zu werden.

Gremien einrichten

Die Beteiligung bei der Gestaltung und Entscheidung findet vor allem in den Beteiligungsgruppen statt – hier sind jeweils die Beschäftigten aus den von einer Umgestaltung betroffenen Bereichen versammelt. Eine Steuerungsgruppe als übergeordnetes Entscheidungsgremium im Innovationsprozess setzt sich zusammen aus Führungskräften, VertreterInnen des Betriebsrats, ausgewählten betroffenen Beschäftigten sowie internen und ggf. externen Fachleuten.

 
 

 

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Baunawiesen 11
34270 Schauenburg 

Telefon 05601 – 504 616
Telefax 05601 – 504 617 

E-Mail info@dr-peter-martin.de

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    Letzte Änderung: 05.05.2006

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