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Expertenwissen
Partizipative Büroraumgestaltung - Umsetzung

Autor: Dr. Peter Martin

Übersicht

  • Bei der Planung von Büroräumen müssen die Beteiligten zunächst Ziele, Bedürfnisse und Erwartungen formulieren.
  • Organisationsstrukturen und Informationsflüsse sind zu analysieren.
  • Als Instrumente dienen Interviews mit Führungskräften, Gespräche mit Beschäftigten, Fragebögen und Arbeitsplatzbegehungen.
  • Im Steuerkreis und den Beteiligungsgruppen wird ein Anforderungskatalog erstellt.
  • Mittels Visualisierungen werden die entwickelten Lösungsideen mit den Beteiligten diskutiert.
  • Nach den bisherigen Erfahrungen führt der Beteiligungsprozess zu positiven Ergebnissen.

Bei einem geplanten Neubau oder Umbau von Büroräumen führt eine konsequente Einbeziehung der Beschäftigten zu besseren und zufriedenstellenderen Lösungen. Dabei müssen ergonomische Aspekte und die Wünsche und Erwartungen der Beschäftigten bereits in die ersten Projektphasen, d.h. in Analyse und Planung integriert werden. 

Vorgestellt werden Erfahrungen aus einem Projekt, das gemeinsam von der Technologieberatungsstelle beim DGB Nordrhein-Westfalen Regionalstelle Münsterland und dem Büro für Arbeitsgestaltung und Arbeitsschutz durchgeführt wurde. Da es sich um ein umsetzungsorientiertes Projekt handelt, fanden die Forschungsarbeiten in drei Pilotbetrieben in NRW statt. Es waren Firmen der Spanplattenproduktion, des Nutzfahrzeugsbaus und des Anlagebaus. Das Projekt wurde mit Mitteln der Europäischen Union und des Landes NRW gefördert.

Arbeitsgremien

Der Steuerungskreis bestand aus VertreterInnen des Unternehmens und des Betriebsrates, der Sicherheitsfachkraft und aus externen BeraterInnen. Die Beteiligungsgruppen setzten sich aus Beschäftigten der von der Neugestaltung betroffenen Bereiche und den externen BeraterInnen zusammen.

Analysephase

In der Phase der Analyse formulierten Steuerungskreis und Beteiligungsgruppen zunächst Ziele, Bedürfnisse und Erwartungen, die mit einem Neu- bzw. Umbau verknüpft wurden. Da die neuen Räumlichkeiten die Arbeitsorganisation optimal unterstützen sollen, erfolgte im nächsten Schritt eine Analyse der Organisationsstrukturen, der Informationsflüsse und der Arbeitssysteme sowie eine Erhebung der sich daraus ergebenden Anforderungen an die Büroraumgestaltung.

Interviews

Die formalen Organisationsstrukturen wurden mit Hilfe von Interviews mit Führungskräften ermittelt. Vertiefenden Gespräche mit den beteiligten Beschäftigten dienten ablauforganisatorischen Einzelheiten (Arbeitsinhalte), so konnten auch die Beteiligungsmöglichkeiten kommuniziert und eingeübt werden.
Parallel zu den Untersuchungen entstanden verschiedene Visualisierungen der vorgefundenen Arbeitsorganisation – diese wurden von Gespräch zu Gespräch verfeinert und damit selbst wichtigste Gesprächsgrundlage.

Analyse der Organisation

Die anschauliche Darstellung der Organisation mit ihren Informationsflüssen ist ein gutes Instrument, um die Analysen zu dokumentieren und mit den unterschiedlichen Gesprächspartnern zu diskutieren. Die im Laufe einer Analyse stets verfeinerten Darstellungen versetzen die betrieblichen Projektbeteiligten in die Lage, etwaige Fehler schnell zu identifizieren bzw. organisatorische Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen anzuregen.

Auf der Darstellung sind die übergreifenden Funktionen und Teiltätigkeiten (Spalten) und die zwischen den Funktionen auszutauschenden Informationen bzw. Dokumente am Beispiel der Planung und Produktion von Spanplatten zu sehen.

Bild 2_Analyse der Organisation

Weitere Informationen sammeln

Der Ist-Zustand bezüglich Mobiliar, EDV und anderer eingesetzter Arbeitsmittel wurde aufgenommen und alternativer bzw. zusätzlicher Bedarf erfragt – dabei wurden insbesondere auch flächenintensive Arbeitsplätze (z.B. CAD) betrachtet. Um möglichst breit und überblicksartig Mängel des bisherigen Zustands und Verbesserungswünsche und Erwartungen der Betroffenen zusammenzutragen, kamen flächendeckend Fragebögen zum Einsatz. Im Rahmen von individuellen Arbeitsplatzbegehungen fanden zusätzlich mündliche Befragungen bzw. Gespräche statt.

Ein Anforderungskatalog entsteht

Alle sich daraus ergebenden Anforderungen wurden im Steuerungskreis und vor allem in den Beteiligungsgruppen zu einem einheitlichen Anforderungskatalog zusammengeführt, der die Basis für die Zusammenarbeit des Unternehmens mit weiteren externen Auftragnehmern (z.B. Architekturbüros) bildete. Moderierte Gruppenworkshops dienten dazu, den Anforderungskatalog beteiligungsorientiert zu formulieren. Dies bringt erhebliche Vorteile:

  • Transparenz: alle Anforderungen kommen für alle sichtbar auf den Tisch
  • Moderation und Gemeinsamkeit: Vermittlung und Aushandlung eines gemeinsam getragenen Anforderungskatalogs bzw. gemeinsamer Lösungen
  • Innovation: neue, bessere Lösungsideen durch gemeinsame Diskussion.

Planungsphase

Auf der Grundlage des Anforderungskatalogs wurde in der nun folgenden Phase der Planung zunächst eine schematische Darstellung der geplanten Arbeitsbereiche und deren Schnittstellen ausgearbeitet. Nach erneuter Diskussion in der Beteiligungsgruppe entstanden auf dieser Basis erste Grundrisse, die anschließend den Beschäftigten zur Diskussion gestellt und mit ihnen weiterentwickelt werden konnten.

Abstrakte Darstellung der Soll-Situation

Die schematische Darstellung von Arbeitsbereichen und deren Schnittstellen (im Bild ist eine Reparaturverwaltung und die Verkaufsabteilung von Nutzfahrzeugen zu sehen) schlägt die Brücke von der abstrakten Darstellung der Organisation und den daraus abzuleitenden Raumgrundrissen bzw. Arbeitsplätzen. Hier wird die Anzahl der Arbeitsplätze dargestellt und es wird gezeigt, wie die Funktionen anzuordnen bzw. welche Schnittstellen diese Anordnung beeinflussen und wo die Kunden bzw. Kundenzugänge anzusiedeln sind. Diese Form der Darstellung hat den erheblichen Vorteil, dass es hier "nur" darum geht, die Organisation richtig umzusetzen und nicht darum, wer mit wem und wie in einem Raum arbeiten wird.

 

Bild 3_Abstrakte Darstellung der Soll-Situation

Wichtig: Anschaulichkeit

Die moderierte Beteiligung erfordert auch hier eine geeignete Visualisierung der gefundenen Lösungsideen, wie z.B. Grundrissentwürfe und Möblierungsvarianten. Nur so werden Planungsalternativen für alle nachvollziehbar. Die Planungsalternativen wurden den Beteiligten mittels LCD-Projektionen und Poster visualisiert, erläutert und mit ihnen Vor- und Nachteile sowie Veränderungsbedarf diskutiert

Hilfsmittel für die Möblierungsplanung

Magnetkarten ermöglichen eine schnelle und anschauliche Variation von Arbeitsplatz-Zuordnungen und sind deshalb für die Beteiligung besonders geeignet. Einmal geben sie den Beschäftigten Gelegenheit, selbst kreativ zu sein und den Planungsprozess mit neuen Ideen zu beleben, zum anderen wird so sicher gestellt, dass die angestrebten Lösungen den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen. Letztendlich wird auf diese Weise manchen Beschäftigten bewusst, wie schwer es sein kann, eine gute Lösung in eine noch bessere zu verwandeln – auch das dient der Transparenz und Akzeptanz.

 

Bild 4_ Hilfsmittel für die Möblierungsplanung

Visualisierungen sind nützlich

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Diese Weisheit gilt auch für ein anderes Mittel der Büroraumplanung: der Animation einer Büroraumgestaltung. Es ist immer wieder festzustellen, dass an einem bestimmten Punkt der Planung Grundrisse nicht mehr ausreichen, um sich ein exaktes Bild vom Soll-Zustand zu machen. Durch Animationen wird den Beteiligten auf einen Blick klar, wie die Arbeits-, Möbelfunktions- und Benutzerflächen aussehen werden. Durch diese sehr anschauliche Art der Darstellung lassen sich schnell Missverständnisse ausräumen und auch Begeisterung für den Planungsprozess erzeugen.

Ergonomisches Fachwissen gehört dazu

Spätestens wenn es um die Erarbeitung von Lösungen geht, muss der Beteiligungsprozess nicht nur moderiert, sondern auch fachlich durch Ergonomie-ExpertInnen begleitet werden. Diese Aufgabe haben im Pilotprojekt die externen BeraterInnen übernommen. Qualifizierende Elemente durch spezielle Schulungsmaßnahmen mit den Beschäftigten, Diskussionen in der Beteiligungsrunde zu ergonomischen Fragen, Merkblätter u.ä. unterstützen fachlich den Beteiligungsprozess, sensibilisieren und vermitteln ergonomischen Sachverstand, der über das Projekt hinaus wirkt.

Als die Grundrisse feststanden, konnte die Möblierungsplanung gemeinsam mit den Betroffenen und Büroausstattern als externen Fachleuten durchgeführt werden.

Positive Bilanz

Die Planungsphase ist in den Pilotbetrieben abgeschlossen und das Projekt befindet sich in der Realisierungsphase bzw. ist in Teilen bereits realisiert und die neuen Büroräume werden bereits benutzt.

Nach Angaben der beteiligten Beschäftigten, Führungskräfte und Betriebsräte in den Pilotbetrieben ist nicht nur eine allgemeine Zufriedenheit mit den bisherigen Resultaten des Beteiligungsprozesses festzustellen, sondern auch mit dem Planungsprozess selbst. Die moderierte Beteiligung macht Probleme und Problemstellungen für alle Beteiligten transparenter, Entscheidungen nachvollziehbar und sorgt bei den Beschäftigten für Zufriedenheit, da ihr Wissen und ihre Meinung nicht nur gefragt sind, sondern auch zu der konkreten Gestaltung des geplanten Neu- bzw. Umbaus beitragen. Durch die frühzeitige Einbeziehung der Beschäftigten und die rechtzeitige Beachtung ergonomischer Aspekte konnten wesentliche Anforderungen herausgearbeitet und auf diese Weise eine Reihe von Fehlplanungen verhindert werden. Beispiele solcher Fehlplanungen sind zu gering bemessene Raumflächen, zu geringe Anzahl von Arbeitsplätzen (Mitarbeiter "vergessen"), falsche Anordnung von Räumen bzw. Organisation der langen Wege oder Störungen durch unnötigen Durchgangsverkehr.

Die Beteiligung der Beschäftigten bringt also erhebliche Vorteile.

Wie weiter?
Mittlerweile wurde das vorgestellte Verfahren der Beteiligung auch in anderen Unternehmen mit Erfolg eingesetzt. Damit kann eine Dienstleistungslücke zwischen Bauherren und Architekten geschlossen werden, die den Unternehmen und den Beschäftigten gleichermaßen Gewinn bringt.
 
 

Der Servicebereich

Weitere Informationen

Dr. Peter Martin
Büro für Arbeitsgestaltung
Baunawiesen 11
34270 Schauenburg 

Telefon 05601 – 504 616
Telefax 05601 – 504 617 
E-Mail info@dr-peter-martin.de

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Letzte Änderung: 08.05.2006

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