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Arbeit im Büro gesund gestalten

Expertenwissen
Qualitäten und Varianten von Beurteilungsverfahren

Autorin: Regine Rundnagel

Übersicht

  • Instrumente zur Gefährdungsbeurteilung sollen ein Mindestmaß an Qualität haben.
  • Die gesetzlichen Anforderungen lassen sich so effizient und wirklungsvoll umsetzen.
  • Je nach Ziel der Gefährdungsbeurteilung lassen sich Analysemethoden unterschiedlicher Präzision einsetzen.
  • Überwiegend ist Fachwissen und ein gewissens Maß an Schulung zur Anwendung von Analyseverfahren notwendig.
  • Personenbezogene Verfahren sollen nur von Fachleuten eingesetzt werden.

Die Gestaltung des Verfahrens der Gefährdungsbeurteilung wird im Betrieb entschieden. Dabei wird in der Regel auf vorhandene Handlungshilfen zurückgegriffen, auf Konzepte, Checklisten, Fragebögen oder Verfahrensanleitungen. Die Qualitäten der in der Fachwelt vorhandenen Handlungshilfen sind unterschiedlich.  

Um kleinere Betriebe bei der Auswahl zu unterstützen, hat das Bundesarbeitsministerium Qualitätskriterien veröffentlicht, die Anforderungen an gute Handlungshilfen enthalten. Mit einer guten Handlungshilfe lässt sich zielorientiert vorgehen und damit der Aufwand und Kosten minimieren. Transparenz ist gegenüber den Beschäftigten ist möglich. Der Nachweis der Umsetzung der gesetzlichen Aufgaben nach Arbeitsschutzgesetz wird erleichtert.

Qualität der Instrumente

Instrumente und Verfahren zur Beurteilung körperlicher und psychischer Gefährdungen und Belastungen von guter Qualität genügen folgenden Anforderungen:

  • Sie orientieren sich in ihrer Sprache und Gestaltung an der Zielgruppe (Arbeitgeber im Kleinbetrieb, betriebliche Arbeitsschutzexperten, Betriebs- oder Personalrat).
  • Sie sind branchen- oder tätigkeitsbezogen und enthalten vollständig die jeweiligen Untersuchungsbereiche und die typischen Gefährdungen für Arbeitsplatz- oder Tätigkeitstypen (z.B. Programmierer, Schreibkräfte, Sachbearbeiter oder Berater mit Kundenkontakt, Call Center oder Außendienst).
  • Sie ermöglicht eine Gesamtbeurteilung von Gefährdungen unter Berücksichtigung von Kombinationswirkungen einzelner Faktoren.
  • Sie ermöglichen ein systematisches Vorgehen bei der Analyse, Bewertung der Gefährdung, Maßnahmeentwicklung und Wirksamkeitsprüfung. Dabei werden die unterschiedlichen Betriebstzustände (Normalbetrieb und typische Störungen) berücksichtigt.
  • Sie enthalten nachvollziehbare Beurteilungskriterien der Gefährdungen unter Verweis auf bestehende Rechtsvorschriften.
  • Sie enthalten den Bezug zu den Sollvorschriften in Gesetzen, Verordnungen, Normen und nachvollziehbare Analysekriterien. Die rechtliche Bedeutung wird dabei klar beschrieben. 
  • Sie ermöglichen es, die Prüftiefe bzw. das Präzisionsniveau am Gefährdungspotential auszurichten.
  • Sie sind angepassbar an den Betrieb und den gewünschten Detaillierungsgrad (Grob- oder Feinanalyse) und praxisgerecht handhabbar.
  • Sie gehen beteiligungsorientiert vor und fordern die Beteiligung der betrieblichen Interessenvertretung.
  • Sie sind standardisiert, um Wirksamkeitsprüfungen und Wiederholungen leicht zu ermöglichen.
  • Sie sind arbeitswissenschaftlich geprüft und berücksichtigt den Stand der gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse (Checklisten oder Fragebögen müssen getestet sein, um unangenehmen Überraschungen vorzubeugen. Werden Fragen nicht klar und eindeutig gestellt, sind die Ergebnisse nicht zu gebrauchen. Sind Fragen nicht verständlich, werden sie nicht beantwortet und es muss zusätzlich nachgehakt werden),
  • Sie bieten Ansatzpunkte für die konkrete Maßnahmefindung, die Dringlichkeit der Maßnahmen soll aufgezeigt werden,
  • Sie erleichtern auf einfache Weise die Dokumentation.

Grundsätzliche Analyseverfahren

Bedingungsbezogene Verfahren

In der Regel werden bedingungsbezogene Analyse- und Messinstrumente eingesetzt, die sich auf typische Gefährdungen am Arbeitsplatz und bei einer Tätigkeit beziehen - also die Arbeitsbedingungen. Es geht darum zu ermitteln, ob sie so gestaltet sind, dass sie grundsätzlich den Menschen nicht dauernd über- oder unterfordern.  

  • Arbeitsplatzbezogene Verfahren sind dann sinnvoll, wenn mehrere Arbeitsplätze betroffen sind, z.B. von klimatischen Einwirkungen oder Einwirkung von Lärm. Hier werden die für den oder die Arbeitsplätze relevanten Gefährdungen ermittelt.
  • Tätigkeitsbezogene Verfahren fassen die Analyse für typische Tätigkeiten wie am Bildschirm oder im Call Center zusammen. Es muss nicht jeder einzelne Arbeitsplatz untersucht werden.
Personenbezogene Verfahren

Es kommt allerdings auch auf die individuellen Leistungsvoraussetzungen an. Personenbezogene Instrumente beziehen sich auf die Gefährdung Einzelner oder auch von Gruppen und ihre individuelle Bewältigung von Arbeitsbelastungen und darauf, ob die Person oder Personengruppen in übermäßiger Weise beansprucht sind. Hierzu gehören Aussagen zum Krankheitsgeschehen oder zur Häufigkeit von Gesundheitsbeschwerden. Ihre Anwendung sollte von Fachexperten/Expertinnen vorgenommen werden.

Expertenorientierte Instrumente

Das sind detaillierte Expertenchecklisten, Messungen, Begehungen, Interviews, teilnehmende Beobachtungen von Arbeitsabläufen oder medizinische Untersuchungen. Hierbei wird eine Fremdbeurteilung der Situation an einem Arbeitsplatz durch Experten/Expertinnen vorgenommen. Die Wahrung des Datenschutzes ist dabei eine wichtige Voraussetzungen zum Schutz der Personen.

Beteiligungsorientierte Instrumente

Sie beziehen Beschäftigte aktiv mit ein, wie bei Laienchecklisten, Mitarbeiterbefragungen, Workshops, Gesundheitszirkel oder Qualitätsgruppen. Gruppenbezogene Instrumente mit Freiwilligen haben sich als effizient erwiesen, sie ermöglichen gleichzeitig die Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen. Das aktive Einbeziehen bei der Analyse und Maßnahmefindung sensibilisiert, stärkt die Eigenverantwortung und erhöht die Akzeptanz von Maßnahmen. Im Bereich der Analyse der psychischen Belastungen oder der gesundheitlichen Beanspruchungen ist ihr Urteil unumgänglich.

Varianten der Gefährdungsbeurteilung

Eine Gefährdungsbeurteilung kann aus unterschiedlichen Anlässen und mit unterschiedlichen Zielen erfolgen:

  • vorausschauende, prospektive oder direkte Gefährdungsbeurteilung
    Sie erfolgt z.B.  in regelmäßigen Abständen oder zu einer Umbauplanung oder Regorganisationsmaßnahme. Sie umfasst alle Aspekte möglicher Gefährdungen und ist aufwendig. Probleme oder ungünstige Umstände können dabei allerdings unterschätzt werden, weil keine "Leidensdruck" da ist. Sie ermöglicht eine umfassende Prävention.
  • die zurückschauende, retrospektive oder indirekte Gefährdungsbeurteilung
    Sie erfolgt aus Anlass von gehäuften Unfällen, gesundheitlichen Beschwerden oder Erkrankungen. Die Sensibilität der Betroffenen ist hoch, man will etwas verändern. Es musste erst etwas passieren, nun sind nur Wiederholungsfälle vermeidbar. Nicht wirksam gewordene Gefährdungen werden dabei oft nicht erkannt. Damit ist eine umfassende Prävention nicht ableitbar.
  • die objektbezogene Gefährdungsbeurteilung
    Sie zielt auf die ausführliche Untersuchung einzelner Elemente des Arbeitssystems (Feinanalyse), z.B. den Bildschirm, die Software oder das Arbeitszeit- und Schichtarbeitssystem.
  • die arbeitsablauforientierte Gefährdungsermittlung
    Hier wird das dynamische Zusammenwirken verschiedener Elemente der Arbeitssituation analysiert. Das kann die Abfolge von Arbeitsschritten sein oder die Bewegung bei einer Arbeitsaufgaben im Raum.  
  • die Begehung
    Sie dient dazu, sich einen Überblick zu verschaffen und offensichtliche Gefährdungen zu erkennen (Grobanalyse). Sie ermöglicht nur eine Augenblicksaufnahme, eine vertiefende Betrachtung wird nicht durchgeführt. Ansatzpunkte für vertiefende objektorientierte oder arbeitsablauforientierte Gefährdungsermittlungen können erkannt werden. Belastungen aus der Arbeitsorganisation sind so nur sehr begrenzt erfassbar.
    Eine Regelmäßige Begehung ist Pflicht nach Arbeitssicherheitsgesetz §§ 3.3 und 6.3 zur Beobachtung der Durchführung des Arbeitsschutzes für Fachkräfte für Arbeitsicherheit und Betriebsärzte. Sie dient der Wirkungskontrolle.

Analyse psychischer Belastungen

Psychische Belastungen lassen sich nicht so einfach messen wie die Raumtemperatur, messbar sind sie allerdings schon. Mögliche Verfahren sind:

  • schriftliche Befragungen (Fragebogen)
  • mündliche Befragungen (Interviews, Zirkel, Gruppengespräche)
  • Checklisten für die Erfassung der Arbeitsituation und Einwirkungsfaktoren
  • Nutzung von Krankenstandsdaten und Informationen über Arbeitsrückstände, Fehlerquoten 

Objektive und subjektive Verfahren

Die unterschiedlichen Ansätze zur Analyse psychischer Belastungen beziehen sich entweder auf die von außen einwirkenden Belastungen oder auch Stressoren oder deren Wirkung bei den Menschen. Das können erhöhten Beanspruchungen sein (bspw. Zeitdruck, Konflikte) und deren Folgen, wie Erkrankungen. Dabei können die Beschäftigten selbst befragt werden oder Experten/Expertinnen von außen die Arbeitssituation beurteilen. 

Unter-
suchungs-
ansatz

psychische Belastung (Arbeitsbedingungen) Wirkung (Beanspruchung)
Ermittlungs-
strategie
beurteilt durch Externe - "objektiv" - beurteilt durch Beschäftigte  - subjektiv - beurteilt durch Externe - "objektiv" - beurteilt durch Beschäftigte  - subjektiv -
Methoden Analyse-
leitfäden, Dokumenten-
analyse, Fehleranalyse, Beobachtungs-
interviews
Mitarbeiter- befragung, Gesundheits- zirkel arbeitsmedi-
zinische Untersuchung
Mitarbeiter-
befragung nach gesundheitlichen Beschwerden und Wohlbefinden

(Quelle: Claudia Flake: Psychische Belastungen in der Arbeitswelt erkennen und bewerten, in: Flake, Freigang-Bauer, Gröben, Wenchel (Hrsg.): Psychischer Stress in der Arbeitswelt - Erkennen - Mindern - Bewältigen, Dokumentation der RKW-Fachtagung 24.11.1999, Eschborn (RKW-Verlag) 2001) 

Die "objektiven" Verfahren der Belastungsanalyse sind keineswegs "objektiver" oder besser als die subjektiven Verfahren. Eine Reihe von Merkmalen lassen sich nur durch eine individuelle und damit subjektive Aussage erfassen, z.B. ob Gesundheitsbeschwerden vorliegen, ob Ängste vorhanden sind oder Arbeitsdruck.    

"Objektive" Verfahren zielen auf die Ermittlung der Belastungsursachen in der Arbeitssituation und beschreiben Merkmale der Arbeitsbedingungen, nicht Eigenschaften von Beschäftigten. Der Untersuchende läßt sich dabei z.B. bei der teilnehmenden Beobachtung die Arbeitsaufgaben, Abläufe und Ausführungsbedingungen erklären und und ermittelt aus der Beobachtung der Arbeitssituation das psychische Belastungspotential. Arbeitswissenschaftliche bzw. psychologische Qualifikationen sind hierfür notwendig. Solche Verfahren sind für vertiefende Analysen geeignet. Wenn eine Fremdbeurteilung durch Vorgesetzte erfolgen soll, ist die Zustimmung der Betroffenen und der betrieblichen Interessenvertretung sowie ein besonderer Schutz der Personen unabdingbar; in konfliktreichen Abteilungen ist es nicht ratsam. 

Die Befragung von Betroffenen stellt eine subjektive Belastungsanalyse dar, sie bewerten ihre subjektive, personenabhängige Wahrnehmung der Arbeitssituation. Sicher sind diese Aussagen beeinflussbar, z.B. durch Arbeitsplatzangst oder Vorgesetzte. Deshalb sollte die Anonymisierung und der Datenschutz gewährleistet sein, das schützt die Einzelnen und sorgt für realistische Angaben. Trendaussagen zur Häufigkeit von überhöhten Belastungen, die mit Hilfe eines wissenschaftlich getesteten Fragebogens in einer Umfrage ermittelt werden, sind objektive Daten und ein gutes Instrument der Grobanalyse. Auch Gruppenverfahren sind geeignet. 

Im Bereich der Ermittlung psychischer Belastungen geht es ohne die subjektiven Bewertungen der Betroffenen nicht. Als Experten ihrer Arbeitssituation sollten sie auf jeden Fall miteinbezogen werden. Eine Kombination mit einer Fremdbeurteilung ist denkbar. 

Präzisionsstufen bei Vefahren zur Analyse psychischer Belastungen nach DIN EN ISO 10075
  • Orientierende Verfahren:  Sie dienen der Grobeinschätzung von psychische Arbeitsbelastung und liefern eine Grundlage für Management-Entscheidungen zu Arbeitsaufgaben, -methoden, -bedingungen. Sie erfordern einen geringen Aufwand für die Durchführung und Auswertung.
  • Screening-Verfahren für Übersichtszwecke: Hier erfolgt die Messung der psychischen Arbeitsbelastung auf einem mittleren Präzisionsniveau. Sie erfordern einen höheren Aufwand, Nicht-Experten/Expertinnen benötigen eine gründliche Schulung. Sie sind dort sinnvoll,  wo Probleme mit der psychischen Belastung vermutet werden oder bereits in groben Umrissen festgestellt wurden. Die Ableitung differenzierter Maßnahmen der Arbeitsgestaltung ist möglich.
  • Expertenverfahren für Zwecke der genauen Messung: Dies sind exakte Messungen bzw. Analysen, bei denen die Anwendung sowie die Interpretation der Analyseergebnisse durch Fachleute (z.B. Arbeitspsychologie, Arbeitswissenschaft, Arbeitsmedizin) erfolgt. Sie haben einen erheblichen Kosten- und Zeitaufwandes und sind für den gezielten Einsatz in Problembereichen sinnvoll. 
Wer kann welches Instrument einsetzen?

Beschäftigten kennen ihren Arbeitsplatz am besten. Deshalb spielen sie bei Erhebungen der psychischen Belastungen eine wichtige Rolle. Im ersten Schritt einer Grobanalyse genügt eine Mitarbeiterbefragung oder Zirkel. Bei schwierigeren Problemen oder Dauerkonflikten müssen jedoch genauere Untersuchungen durch Experten erfolgen. Das gilt auch bei Mobbingfällen.

Je präziser das Instrument, desto mehr Fachkunde setzt es bei der Anwendung voraus. Ein gewisses Maß an Verständnis für Gefährdungen und Belastungen ist bei allen Instrumenten notwendig. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin verweist auf die Qualifikationsvoraussetzungen bei den unterschiedlichen Arten und Stufen von Instrumenten:

  • Ungeschulte Personen dürfen nur bedingungsbezogene und orientierende Verfahren einsetzen.
  • Geschulte Personen können bedingungsbezogene, orientierende und Screeningverfahren einsetzen.
  • Experten/Expertinnen dürfen bedingungs- und personenbezogene Verfahren einsetzen.

Der Servicebereich

Rechtsquellen und Normen

Gesetze und Verordnungen
  • Arbeitsschutzgesetz (ArbschG)
    • § 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen
  • Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV)
    • § 3 Beurteilung der Arbeitsbedingungen
  • Arbeitsstättenverordnung
    • § 3 Beurteilung der Arbeitsbedingungen
Berufsgenossenschaftliche Vorschriften, Regeln und Informationen
  • Berufsgenossenschaftliche Information BGV A1: Grundsätze der Prävention,
    aktualisiert 2005, Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften, Verwaltungs-Berufsgenossenschaft
  • Berufsgenossenschaftliche Regel BGR A1: Grundsätze der Prävention
  • Unfallverhütungsvorschrift GUV A1: Grundsätze der Prävention, Bundesverband der Unfallkassen
  • GUV Regel RA1: Grundsätze der Prävention, Bundesverband der Unfallkassen
  • Berufsgenossenschaftliche Information BGI 650: Bildschirm- und Büroarbeitsplätze. Leitfaden für die Gestaltung. Verwaltungs-Berufsgenossenschaft
  • Berufsgenossenschaftliche Information BGI/GUV-I 8700: Gefährdungs- und Belastungs-Katalog. Beurteilung von Gefährdungen und Belastungen am Arbeitsplatz. Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung 2009
  • GUV-Information GUV-I 8766: Psychische Belastungen - Checklisten für den Einstieg
    Bundesverband der Unfallkassen, München 2004 
  • GUV-Informationen GUV-I650: Bildschirm- und Büroarbeitsplätze. Leitfaden für die Gestaltung. Bundesverband der Unfallkassen 2006 (Nachdruck der BGI 650 der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft)
  • GUV-Informationen GUV-I 8713: Gefährdungs- und Belastungs-Katalog Verwaltung, Büroräume (Bildschirmarbeiten), Bundesverband der Unfallkassen Ausgabe April 2006
Normen
  • DIN EN ISO 10075: Ergonomische Grundlagen bezüglich psychischer Arbeitsbelastung,
    • Teil 1: Allgemeines und Begriffe (DIN EN ISO 10075-1: 2000)
    • Teil 2: Gestaltungsgrundsätze (DIN EN ISO 10075-2: 2000)
    • Teil 3: Prinzipien und Anforderungen für die Messung und Erfassung psychischer Arbeitsbelastung (DIN EN ISO 100075-3: 2004)
  • DIN EN ISO 9241: Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten (neu: Ergonomie der Mensch-System-Interaktion)
  • Bundesarbeitsministerium (Hrsg.): Gemeinsame Grundsätze zur Erstellung von Handlungshilfen für eine Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz, Bek. des BMA vom 1. September 1997 – IIIb1-34502/4 (BArbBl. 11/97 S. 74)

Literatur

- Zum Vertiefen:  

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin :
Dr. G. Richter und Dr. K. Kuhn:
Toolbox: Instrumente zur Erfassung psychischer Belastungen. Einführung.
www.baua.de  

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen. Erfahrungen und Empfehlungen.
 Berlin (Erich Schmidt Verlag) 2013

DGUV Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (Hrsg.):
Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen - Tipps zum Einstieg.
Berlin 2013, download unter www.dguv.de 

Gemeinsame deutsche Arbeitsschutzstrategie GDA (Hrsg.):
Leitlinie Beratung und Überwachung bei psychischer Belastung am Arbeitsplatz.
Stand 2012 (Leitlinie für Arbeitsschutzbehörden) download unter www.gda-portal.de

Gemeinsame deutsche Arbeitsschutzstrategie GDA (Hrsg.):
Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation.
Stand 2011 (Leitlinie für Arbeitsschutzbehörden), download unter www.gda-portal.de

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
Ratgeber zur Gefährdungsbeurteilung. Handbuch für Arbeitsschutzfachleute.
Loseblattsammlung, Bremerhaven (Wirtschaftsverlag NW Verlag für neue Wissenschaft GmbH) 1. Auflage 2010

 

-Bücher und Broschüren zur Gefährdungsbeurteilung

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Letzte Änderung: 27.12.2010

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Rechtsquellen
  • Arbeitsschutzgesetz
  • Bildschirmarbeits-
    verordnung

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Literaturtipps
  • Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
    Ratgeber zur Ermittlung gefährdungsbezogener Arbeitsschutz-
    maßnahmen im Betrieb 
    Dortmund/Berlin 2004

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