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Arbeit im Büro gesund gestalten

Grundwissen
Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung

Autorin: Regine Rundnagel


Mit einer Gefährdungsbeurteilung werden mögliche Gefährdungen am Arbeitsplatz ermittelt und Maßnahmen eingeleitet, um Unfälle und arbeitsbedingte Erkrankungen zu verhindern. Nicht zu vergessen die Überprüfung. All das muss dokumentiert werden.

  • Möglichkeiten der Interessenvertretungen
  • Fachliche Grundlagen
  • Rechtliche Grundlagen
Für Schnellleser/innen:

Alle Betriebe sind zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung verpflichtet. Ausnahmen gelten nur für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten. Es wird empfohlen, die Gefährdungen und Belastungen zu beschreiben, eine Risikobewertung vorzunehmen, Schutzziele festzulegen, konkrete Maßnahmen und Verantwortliche zu nennen, Termine festzusetzen und die Ergebnisse der Kontrolle festzuhalten.

Wirksamer Arbeitsschutz braucht Dokumentation


Verschiedene Gründe sprechen dafür, die Aktivitäten, die Gefährdungen und Schutzmaßnahmen und Ereignisse im betrieblichen Arbeitsschutz zu dokumentieren. Die Dokumentation ist

  • eine Grundlage für die Arbeitsplanung und für ein Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • bietet Vergleichsdaten für die Wirksamkeitsüberprüfung und Effektivierung von Maßnahmen
  • ist eine Grundlage für die Entwicklung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes als kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • ergibt die Grundlage für die Unterweisungen und Betriebsanweisungen durch die direkten Vorgesetzten
  • schafft die Prioritäten für die Arbeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit, des Betriebsarztes und der Sicherheitsbeauftragten sowie die Arbeit des Arbeitsschutzausschusses
  • ist die Grundlage für das Informationsrecht des Betriebs- und Personalrates
  • ist die Grundlage für das Informationsrecht der Beschäftigten über die Gefährdungen an ihren Arbeitsplätzen
  • ermöglicht eine systematische Basis zur Entwicklung von Arbeitssicherheits- und Gesundheitsförderprogrammen
  • bietet einen Hintergrund für eine betriebliche Wiedereingliederung und
  • ist der Nachweis der Pflichtenerfüllung gegenüber den prüfenden staatlichen Behörden und der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse
  • weist bei einem Unfall die Umsetzung der Pflichten nach

Die Dokumentationspflicht ist ein Bestandteil eines systematischen und geplanten Arbeits- und Gesundheitsschutzes im Betrieb. Sie soll zur Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen geeignet sein.

Ohne Dokumentation der betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzaktivitäten lässt sich die Pflicht zur betrieblichen Selbstüberwachung nicht sinnvoll durchführen. Schriftliche Unterlagen sind daher unverzichtbar.

Gesetzliche Pflichten zu Dokumentation

Der Arbeitgeber muss nach dem Arbeitsschutzgesetz über die erforderlichen Unterlagen verfügen zu

  • den Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung
      • Welchen Gefährdungen sind die Beschäftigten an welchen Arbeitsplätzen und bei welchen Tätigkeiten ausgesetzt?
      • Wie groß ist das Ausmaß der Gefährdung oder das Risiko für Sicherheit und Gesundheit (klein, mittel, groß)?
      • Wie dringlich ist die Beseitigung der Gefährdung oder der Handlungsbedarf (sofort, kurz-, mittel-, langfristig)?
      • Welches Schutzziel muss erreicht werden? Welche Vorschriften und gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse liegen hier vor?
  • den festgelegten Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes (Handlungsbedarf)
      • Welche Maßnahmen sind durchzuführen?
      • Welche Ebene betreffen die Maßnahmen: Sind sie technisch/räumlich, organisatorisch oder personenbezogen?
      • Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
      • Bis wann sind die Maßnahmen zu realisieren (Terminkontrolle)?
  • dem Ergebnis der Überprüfung der Maßnahmen
      • Wurden die Maßnahmen durchgeführt?
      • Wie wirksam sind die durchgeführten Maßnahmen?
      • Was muss zusätzlich veranlasst werden?
  • den vorgeschriebenen wiederkehrenden sicherheitstechnischen Prüfungen und Nachweisen
        • Maschinen, Anlagen und Geräte (nach Betriebssicherheitsverordnung – elektrische Anlagen, Lüftungsanlagen, Leitern, Sackkarren, Aufzüge u.a.),
        • Kataster der Gefahrstoffe und Biostoffe (nach Gefahrstoffverordnung, Biostoffverordnung)
  • den Unfällen mit mehr als drei Tage völliger oder teilweiser Arbeitsunfähigkeit oder mit Todesfolge

Sinnvoll ist es, das Gesamtkonzept der Gefährdungsbeurteilung mit festzuhalten. Die Kriterien der Analyse und der Risikobeurteilung von Belastungen und Gefährdungen (zum Beispiel Abweichung von Vorschriften und Technischen Regeln), Begehungsprotokolle, Erhebungsbögen, Messprotokolle oder Unterweisungsmaterialien können die Dokumentation ergänzen. Eine einfache Mängelliste reicht nicht aus, denn alle möglichen Gefährdungsfaktoren müssen dokumentiert werden. Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen können die Dokumentation der Beurteilung von psychischen Belastungen darstellen.

Ausnahmen

Die Dokumentationspflicht besteht für alle Betriebe. Erleichterungen gibt es für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten. Die Dokumentationspflicht ist nach Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 (Kommentierte Fassung DGUV Regel 100-001) erfüllt, wenn sie

  • eine Handlungshilfe zur Gefährdungsbeurteilung ihrer Berufsgenossenschaft/Unfallkasse nutzen und an der arbeitssicherheitstechnischen Regelbetreuung teilnehmen
  • oder eine alternatives Betreuungsmodell gewählt haben und das damit vorgesehene Modell der Gefährdungsbeurteilung anwenden.

Das gilt nicht, wenn die zuständige staatliche AufsichtsBehörde die Dokumentation anordnet.

Aktualisierung der Dokumentation und Mindestinhalte

Seit 21. August 1997 besteht die Dokumentationspflicht nach Arbeitsschutzgesetz § 6 (1). Dokumentationen müssen aktuell sein. Bei Änderungen der Arbeitsmittel, Veränderungen der Arbeitsorganisation oder der Arbeitsräume ist eine Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung erforderlich, die Veränderungen sind zu dokumentieren. Auch Unfälle können durch neue Schutzmaßnahmen zur Aktualisierung der Dokumentation beitragen.

Auch die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 verweist darauf, dass Gefährdungsbeurteilungen insbesondere dann zu überprüfen sind, „wenn sich die betrieblichen Gegebenheiten hinsichtlich Sicherheit und Gesundheitsschutz verändert haben.“

An die Form der Dokumentation werden keine Anforderungen gestellt, digitale Dokumente erleichtern den Zugriff der Verantwortlichen.

Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung muss nach Art der Tätigkeit erfolgen, bei Maschinen und Geräten ist sie objektbezogen zu erstellen (siehe Handlungshilfe).

Empfohlene Inhalte der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung

  • systematische Darlegung der Gefährdungen und Belastungen und ihre Beschreibung (Gefahrenquellen), Nutzung des Gefährdungs- und Belastungskataloges der Unfallversicherungsträger und der Leitlinien der Aufsichtsbehörden
  • Einschätzung des Risikos und Grundlage der Risikobewertung anhand der Darlegung der Sollvorschriften, der Regelwerke oder eines Risikobewertungsverfahrens
  • festgelegte Schutzziele
  • abgestimmte konkrete Maßnahmen, getrennt nach technisch/organisatorisch/personenbezogen
  • verantwortliche Personen, Terminsetzung
  • Ergebnisse der Kontrolle der Wirksamkeit der Maßnahmen ja/nein, weitere Maßnahmen
  • Datum der Gefährdungsbeurteilung/Prüfung und der Aktualisierung/Durchführende Person
Zusammenfassung

Zusammengefasste Aufzeichnungen sind möglich, wenn die Gefährdungssituation gleichartig ist. Sie ist es nicht bei Bildschirmarbeitsplätzen in Einzelbüros und in Großraumbüros, die Belastungsfaktoren sind hier ganz unterschiedlich. Auch Tätigkeiten in Sekretariaten, Buchhaltung und Programmierung lassen sich nicht zusammenfassen, hier müssen getrennte Analysen erfolgen.

Integration ins Management

Die Dokumentation kann Teil einer Managementberichterstattung, Teil eines Gesundheitsberichts sein oder einen Leistungsnachweis darstellen und damit nach innen die Effektivität betrieblicher Arbeitsschutzmaßnahmen aufzeigen. Erweitert und in vorhandene Qualitätsentwicklungsmaßnahmen integriert ist die Dokumentation auch als Bestandteil eines Arbeitsschutzmanagementsystems und Controllings zu verstehen.

Zugriff und Datenschutz

Staatliche Arbeitsschutzbehörden und die Unfallversicherungsträger können jederzeit Einsicht in die Dokumentation verlangen. Auch der Betriebs- oder Personalrat hat hier Informationsrechte. Die Fachkräfte für Arbeitssicherheit benötigen die Dokumentation als Arbeitsgrundlage. Die Zugriffsrechte auf die Unterlagen sollten bei den Verantwortlichen Führungskräften liegen.

Personenbezogene oder –beziehbare Daten gehören nicht in die Dokumentation, hier geht es um die Beurteilung der Arbeitsbedingungen. Beschäftigte haben das Recht, über die Gefährdungen an ihrem Arbeitsplatz informiert zu werden, das kann über die Unterweisung umgesetzt werden oder auch durch Einblick in die Dokumentation, soweit sinnvoll.
Interessenvertretungen bestimmen mit über die Form

Es besteht nicht nur das Informationsrecht. Auch ein Mitbestimmungsrecht zur Art und Weise der Dokumentation besteht immer dann, wenn es um Regelungen des Arbeitsschutzes geht. Bei § 6 ArbSchG handelt es sich um eine ausfüllbare Rahmenvorschrift, die dem Arbeitgeber keine konkreten Vorschriften zu Ausgestaltung der Dokumentation macht.

Rechtsquellen

Gesetze

  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
      • § 6 Dokumentation 
      • § 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen
  • Sozialgesetzbuch VII
      • § 193 Pflicht zur Anzeige eines Versicherungsfalls durch die Unternehmer
  • Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
    • § 87 (1) Nr. 7 Mitbestimmung bei Regelungen über die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie über den Gesundheitsschutz im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften oder der Unfallverhütungsvorschriften
DGUV Vorschriften, Regeln und Informationen

  • DGUV Vorschrift 1: Grundsätze der Prävention
  • DGUV Regel 100-001: Grundsätze der Prävention (kommentierte Fassung der Vorschrift 1)
Rechtsprechung

LAG Hamburg v. 21.9.2000, Aktenzeichen 7 TaBV 3/98
Mitbestimmung bei Gestaltung der Dokumentation

Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG bei folgenden Regelungsgegenständen des Arbeitsschutzgesetzes und der Bildschirmarbeitsverordnung: - Gefährdungsbeurteilung gemäß § 5 ArbSchG und § 3 Bildschirmarbeitsverordnung ;
  • Ausgestaltung der Dokumentation gemäß § 6 ArbSchG ;
  • Unterweisung der Arbeitnehmer gemäß § 12 ArbSchG ;
  • Maßnahmen des Gesundheitsschutzes gemäß §§ 3 Abs. 1 und 4 ArbSchG sowie §§ 4 und 5 Bildschirmarbeitsverordnung einschließlich einer Pausenregelung und präventiver Maßnahmen des Gesundheitsschutzes;
  • betriebliche Maßnahmen der Organisation des Gesundheitsschutzes gemäß § 13 Abs. 2 ArbSchG ;
  • arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung gemäß § 11 ArbSchG und § 6 Bildschirmarbeitsverordnung .

Literatur

Gemeinsame deutsche Arbeitsschutzstrategie GDA (Hrsg.):
Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation.
Stand 2015 (Leitlinie für Arbeitsschutzbehörden)

Verwandte Themen

  • Arbeitsschutzgesetz
  • Beurteilung der Arbeitsbedingungen – Grundlagen und Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung

 

Der Servicebereich

Rechtsquellen und Normen

Gesetze
  •  Arbeitsschutzgesetz (ArbschG)
    • § 6 Dokumentation
    • § 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen
  • Sozialgesetzbuch VII
    • § 193 Pflicht zur Anzeige eines Versicherungsfalls duch die Unternehmer
Berufsgenossenschaftliche Vorschriften, Regeln und Informationen
  • Berufsgenossenschaftliche Information BGV A1/GUV A1 : Grundsätze der Prävention,
    aktualisiert 2005, Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften und Bundesverband der Unfallkassen
  • Berufsgenossenschaftliche Information BGI/GUV I 8700: Gefährdungs- und Belastungs-Katalog. Beurteilung von Gefährdungen und Belastungen am Arbeitsplatz, 2009

Literatur

- Zum Einlesen:  

Gemeinsame deutsche Arbeitsschutzstrategie GDA(Hrsg.):
Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation.
Stand 2011 (Leitlinie für Arbeitschutzbehörden)

Verwandte Themen

Letzte Änderung: 4.10.2012

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Rechtsquellen
  • Arbeitsschutzgesetz
  •  Sozialgesetzbuch VII

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Literaturtipps
  •  Bayerisches Landesamt für Arbeitsschutz, Arbeitsmedizin und Sicherheitstechnik:
    Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation nach dem Arbeitsschutzgesetz
    München 2003

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