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Arbeit im Büro gesund gestalten

Grundwissen
Das Arbeitsplatzanalyse-Verfahren BALY

Autor: DGB Technologieberatung e.V. Berlin

Überblick

  • Die DGB Technologieberatung Berlin e.V. hat ein Arbeitsplatzanalyseverfahren entwickelt.
  • Mit diesem können die gesetzlichen Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes und der Bildschirmarbeitsverordnung erfüllt und darüber hinaus Verbesserungen der Arbeitsbedingungen bei der Bildschirmarbeit erreicht werden.
  • Das Verfahren mit dem Namen BALY (Beteiligungsorientierte ArbeitsplatzAnaLYse) kreiert keine neue Fragebogenvariante, sondern beinhaltet ein Workshopkonzept, mit dem insbesondere psychische Belastungen zu analysieren sind.
  • Die Beschäftigten selbst sind dabei aktiv einbezogen.

Psychische Belastungen bei der Bildschirmarbeit

Zunehmende Relevanz psychischer Belastungen

Bei Belastungsfaktoren bei der Bildschirmarbeit denkt man üblicherweise zuallererst an flimmernde Bildschirme, schlechte Beleuchtungsverhältnisse oder unergonomische Stühle. Ausgehend davon, dass ein ergonomisch schlecht eingerichteter Arbeitsplatz für die Augen und den Rücken physisch belastend ist, gehören Arbeitsplatzbegehungen, bei denen die Arbeitsumgebung und die Arbeitsmittel - meist mit Hilfe von Checklisten - untersucht werden, zur betrieblichen Praxis. 

In einer Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz wurde schon vor Jahren nachgewiesen, dass im Zusammenhang mit Bildschirmarbeit in zunehmendem Maße Gesundheitsbeschwerden wie Erschöpfung, Konzentrationsstörungen, innere Unruhe/Anspannung, Schlafstörungen oder Reizbarkeit auftreten. Solche Gesundheitsstörungen haben wenig mit einem zu niedrig eingestellten Tisch oder schlechten Stuhl zu tun. Sie sind vielmehr die Folge von Arbeitsbelastungen, die mit der Tätigkeit selbst zusammenhängen.

Ursachen für psychische Belastungen

Es gibt viele Ursachen, die zu psychischen Belastungen bei der Bildschirmarbeit führen können: 

  • Die Computertechnik ist oft nicht ausgereift. Systemabstürze, streikende Drucker oder Softwarefehler behindern die Arbeit.
  • Eine ungenügende Qualifizierung für neue Softwareprogramme bereitet den Beschäftigten Probleme bei der Bewältigung ihrer alltäglichen Arbeit.
  • Unterbrechungen durch Telefonate oder Eilaufträge, die zwischengeschoben werden müssen, machen es unmöglich, die Arbeit, die an einem Tag abgearbeitet werden sollte, auch tatsächlich zu schaffen. Hier liegen die Belastungen nicht in der eigentlichen Arbeitsaufgabe, sondern in dem Zusatzaufwand, der nötig ist, um das Arbeitspensum überhaupt erledigen zu können.
  • Ein weiterer Belastungsfaktor ist ein zu geringer Zeitspielraum. Wenn die Arbeitsmenge in einer zu gering bemessenen Zeit erledigt werden muss, entsteht Zeitdruck und damit Stress. Wenn Fristen und Termine zu eng vorgegeben werden, können "Kleinigkeiten" wie unvorhergesehene technische Störungen oder Unterbrechungen durch z.B. Telefonanrufe das Fass zum Überlaufen bringen. Wenn dann noch ein Vorgesetzter einen Fehler bemängelt, der einem nur unterlaufen ist, weil die Daten veraltet oder unvollständig waren, erreicht die Belastbarkeit ihre Grenzen.

Es ist also eine Frage der Gestaltung der arbeitsorganisatorischen Abläufe, inwiefern Bildschirmarbeit psychisch belastend ist.

Das BALY-Verfahren

Untersuchung psychischer Belastungen, Gestaltungsvorschläge

Mit dem BALY-Verfahren (Beteiligungsorientierte ArbeitsplatzanaLYse) können einmal psychische Belastungen untersucht und zum anderen Gestaltungsvorschläge abgeleitet werden, wie die Arbeitsbedingungen an einzelnen Arbeitsplätzen, aber auch abteilungsübergreifend zu verbessern sind.

 

Das BALY-Verfahren wurde von der DGB Technologieberatung e.V. Berlin entwickelt und in Berliner Pilotbetrieben erprobt.

Ablauf des Verfahrens

Der typische Ablauf von Arbeitsplatzanalysen nach dieser Methode ist der Folgende:

Bild 42_ Ablauf des BALY-Verfahrens

Bild 1: Verfahrensablauf BALY

Beteiligungsorientiertes Verfahren

Das BALY-Arbeitsplatzanalyseverfahren ist eine integrierte Methode, die die Information und Qualifizierung der Beschäftigten über Belastungen und Belastungsabbau bei der Bildschirmarbeit verbindet mit einer aktiven Beteiligung der Beschäftigten bei der Analyse ihrer Arbeitsplätze. Diese mündet in Gestaltungsvorschlägen zur Reduktion von Belastungen. Das BALY-Verfahren ist so konzipiert, dass die Arbeitsplatzanalysen mit einem wirtschaftlich vertretbaren Aufwand durchgeführt werden und abgeleitete Maßnahmen je nach Kostenintensität kurz-, mittel- oder langfristig umgesetzt werden können. Das komplette Verfahren sieht die Analyse sowohl der physischen als auch der psychischen Belastungen vor. Hier soll aber nur erläutert werden, wie die psychischen Belastungen untersucht werden. 

Das Neue am BALY-Verfahren: Nicht Experten, sondern die Beschäftigten selbst führen die Arbeitsplatzanalysen durch, und zwar in Workshops. Der Ansatz geht nämlich davon aus, dass die Beschäftigten selbst ihre Arbeitsaufgaben am besten kennen und deshalb selbst am ehesten herausfinden können, wo Reibungsverluste während ihrer Arbeit auftreten.

Untersuchung von Arbeitsaufgaben und Arbeitsorganisation

Untersucht werden die Arbeitsaufgaben und die Arbeitsorganisation unter der Fragestellung, welche Hindernisse die Arbeitsabläufe stören und welche Anforderungen an den Aufgabenzuschnitt nach arbeitswissenschaftlichen Kriterien zu stellen sind. Wenn Hindernisse und Störungen durch technische oder organisatorische Lösungen aus dem Weg geräumt (oder wenigstens erheblich verringert) werden, ist die Arbeit an sich schon erheblich weniger belastend. Wenn daneben Zeitspielräume vergrößert und die Kommunikation zwischen den Abteilungen, die an einem Auftrag arbeiten, verbessert werden, führt auch das zu einer Belastungsreduktion.

Workshop- Ablauf

Im Workshop vergegenwärtigen sich die Teilnehmer(innen), welche Arbeitsaufgaben sie haben und beschreiben die wesentlichen Tätigkeiten mit den einzelnen Arbeitsschritten. Dabei analysieren sie, an welchen Stellen welche Hindernisse oder Störungen oft oder regelmäßig auftreten. Sie beurteilen ihre Zeit- und Handlungsspielräume bei den einzelnen Arbeiten und notieren, mit wem sie zur Erledigung ihrer Aufgaben im Unternehmen Kontakt haben. 

Die Workshopteilnehmer sollten aus unterschiedlichen Abteilungen kommen, die ablauforganisatorisch etwas miteinander zu tun haben, so dass die Arbeitsabläufe von z. B. der Auftragsannahme bis zur Rechnungslegung abgebildet werden. Das hat den Vorteil, dass Probleme, die abteilungsübergreifend sind, diagnostiziert und von allen Workshopteilnehmern gemeinsam Lösungsvorschläge erarbeitet werden können. Häufig entstehen nämlich Probleme an ganz anderen Stellen als dort, wo sie sich als Behinderung der Arbeit auswirken. 

Im Workshop werden die Teilnehmer über mögliche psychische Belastungen bei der Bildschirmarbeit informiert und technische und organisatorische Lösungen zur Belastungsreduktion vorgestellt. Anschließend analysiert jeder Beschäftigte seine eigenen Arbeitsaufgaben. Mängel in der Ablauforganisation können dann gemeinsam mit den anderen Workshopteilnehmern besprochen und Ideen für eine bessere Gestaltung der Arbeitsabläufe entwickelt werden. Die Beteiligung der Beschäftigten ist hier auch deshalb sinnvoll, weil arbeitsorganisatorische Veränderungen, die auf Vorschlägen der Mitarbeiter selbst beruhen, eine höhere Akzeptanz haben als solche, die "von oben" angeordnet werden.

Workshop: Analyse und Gestaltung der Arbeitsaufgaben / Arbeitsorganisation
 
Zeit Inhalt Material Arbeitsform
9:00-9:15 Begrüßung, Vorstellung des Tagesablaufs Ablaufplan Plenum
9:15 - 9:45 Einführung:
"Wann macht mir meine
Arbeit Spaß?"
"Wann macht mir meine
Arbeit keinen Spaß?"
Wandzeitung
Kärtchen
Stifte
Kartenabfrage
Kärtchen ordnen
und
Überschriften finden
9:45 - 10:15 Auswertung und Unterrichtung:
"Kriterien für eine
humane Arbeitsgestaltung"
Wandzeitung Vortrag
10:15-10:30 Pause    
10:30-11:00 Unterrichtung: Wie analysiere
ich meine Arbeitsaufgaben?
Folien
Reader
Vortrag
11:00-11:30 Analyse:
Bearbeitung des Analyseteils
Arbeitsaufgaben /  Arbeitsorganisation
Wandzeitungen oder
Folien
Einzelarbeit
11:30-12:00 Vorstellung der Ergebnisse
Wandzeitungen Jeder TN
stellt seine
Wandzeitung vor
(je TN ca. 10 Min.)
12:00-12:30 Mittagspause    
12:30-14:00 Vorstellung der Ergebnisse Wandzeitungen Jeder TN
stellt seine
Wandzeitung vor
(je TN ca. 10 Min.)
14:00-14:15 Pause    
14:15-14:45 Unterrichtung: Gestaltungs-
möglichkeiten in der Arbeitsorganisation
Folien Vortrag
14:45-16:15 Gestaltung:
Die TN entwickeln Gestaltungsvorschläge
Wandzeitungen Plenum
16:15-16:30 Seminarauswertung    

Ergebnisse
 

Das Ergebnis eines solchen Workshops ist zum einen eine Aufstellung der arbeitsorganisatorischen und technischen Mängel, die psychisch belastend wirken können und zum anderen ein Maßnahmenkatalog mit Gestaltungsvorschlägen zur Mängelbehebung.

Gestaltungsvorschläge

Die Gestaltungsvorschläge sind in der Regel sehr konkret und kurz- bis mittelfristig umsetzbar.

  • Beispielsweise wird vereinbart, regelmäßig Arbeitsbesprechungen einzuführen, um die anfallenden Arbeiten besser unter den Beschäftigten aufteilen oder schwierige Fälle klären zu können.
  • Zum Beispiel überneh,en Kolleg(inn)en abwechselnd Telefondienst, damit in dieser Zeit die anderen konzentriert und ungestört arbeiten können.
  • Oder ein Formular wird überarbeitet, damit es von Kollegen in anderen Abteilungen besser verstanden und darum richtig ausgefüllt wird.

Dies sind nur wenige kleine Beispiele, die veranschaulichen: Es sind oft viele einzelne Kleinigkeiten, die sich summiert psychisch belastend auswirken und die mit kleinen Maßnahmen zu beheben sind. 

Da nach dem BALY-Verfahren Arbeitsplätze und nicht Personen untersucht werden, genügt es in der Regel, sich bei der Analyse der psychischen Belastungen auf ausgewählte Arbeitsplätze aus den einzelnen Arbeitsbereichen (wie z.B. Auftragsbearbeitung, Wareneingang, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung oder Vertrieb) zu beschränken. Das BALY-Verfahren stellt eine Methode zur Verfügung, mit der gezielt Bildschirmarbeitsplätze aus den Abteilungen ausgesucht werden können.

Moderatoren der Workshops

Als Moderatoren der Workshops kommen betriebliche Experten wie Betriebsärzte, Arbeitssicherheitsfachkräfte oder System-/Anwenderbetreuer in Frage. Voraussetzung ist allerdings, dass diese Kolleg(inn)en Moderationsmethoden gelernt haben und in der Lage sind, ein Seminar zu leiten.

 

Der Servicebereich

Rechtsquellen und Normen 

Gesetze und Verordnungen
  • Arbeitsschutzgesetz (ArbschG)
    • § 3 Grundpflichten des Arbeitgebers
    • § 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen
    • § 6 Dokumentation
  • Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV)
    • § 3 Beurteilung der Arbeitsbedingungen

Berufsgenossenschaftliche Vorschriften, Regeln und Informationen
  • Berufsgenossenschaftliche Information BGI 650: Bildschirm- und Büroarbeitsplätze. Leitfaden für die Gestaltung, Verwaltungs-Berufsgenossenschaft

Normen
  • DIN EN ISO 9241: Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten bzw. neu: Ergonomie der Mensch-System-Interaktion

LiteraturmarkerLiteratur

 Der BALY-Leitfaden  

Zum BALY-Verfahren wurde ein Leitfaden erstellt, der alle Schritte des Verfahrens beschreibt und Materialien zur Verfügung stellt, mit deren Hilfe Arbeitsplatzanalysen im Betrieb mit eigenen Kräften durchgeführt werden können (z.B. eine Prüfliste für eine Arbeitsplatzbegehung, eine Checkliste für eine Grobanalyse, Kopiervorlagen für den Workshop und Muster von Wandzeitungen). 

Der Leitfaden steht im Internet unter
http://dgb-technologieberatung.de/html/wir/material/fs_material.html

Weitere Informationen und Ansprechpartner

DGB Technologieberatung e.V. Berlin
Kleiststr. 19-21
10787 Berlin
Fax 030 211 95 13
E-Mail: info@dgb-technologieberatung.de
Internet: http://dgb-technologieberatung.de

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Letzte Änderung: 23.06.2006

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Rechtsquellen
  • Bildschirmarbeits-
    verordnung 


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