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Arbeit im Büro gesund gestalten

Grundwissen
Demografie - Check

Autor: Werner Feldes und Michaela Böhm

Übersicht

  • In vielen Betrieben sind Ältere vorzeitig gegangen und Junge fehlen.
  • Beschäftigte verbleiben in Zukunft länger im Betrieb, der frühe Ausstieg ist teuer geworden.
  • Betriebe müssen sich auf die älter werdende Belegschaft einstellen.
  • Der Einstieg dazu ist eine Altersstrukturanalyse.
  • Auf der Grundlage der Strukturdaten läßt sich eine gezielte Personalpolitik entwickeln.
  • Auch ein präventiver Gesundheitsschutz ist auf dieser Basis möglich.
  • Der Demografie - Check ist nutzbar von Personalabteilung und Interessenvertretung.

Wir werden nicht nur älter, wir bleiben auch länger im Job. Gezwungenermaßen, denn einen vorzeitigen Ausstieg aus dem Erwerbsleben können sich angesichts der Rentenabschläge nur wenige Menschen leisten. Die Betriebe haben sich allerdings noch nicht auf älter werdende Belegschaften eingestellt. Der Demografie-Check hilft dabei, die Altersstruktur eines Betriebes zu analysieren. Das ist die Basis, um Themen wie Qualifizierung, Ausbildung oder altersgerechte Schichtmodelle und Arbeitsgestaltung anzupacken um dem Verlust von KnowHow vorzubeugen.

Weniger Ältere und Jüngere im Betrieb

Mit Frühverrentungen, Vorruhestand, Altersteilzeit im Blockmodell und Personalabbau Älterer haben Unternehmen und Regierung stark in die Altersstrukturen der Betriebe eingegriffen. Mit den Älteren haben Erfahrung, Fach- und Organisationskenntnisse die Unternehmen verlassen. Es fehlen jedoch nicht nur die älteren Beschäftigten, auch jüngere sind viel zu selten in den Betrieben anzutreffen: Weil Unternehmen zu wenig ausbilden oder Auszubildende nicht übernehmen, und weil junge Fachkräfte nur befristet oder auf Basis eines Werkvertrags beschäftigt sind. Betriebe sind somit in einer gehörigen Schieflage. Vielerorts sind die 35- bis 45/50-Jährigen die größte Altersgruppe. Gleichzeitig orientieren sich Anforderungen an die Arbeit häufig am Leistungsvermögen von 20- bis 30-Jährigen. Die Belastungen sind groß, körperliche wie psychische. Aus einer Studie der Initative Neue Qualität der Arbeit INQA geht hervor, dass sich jeder Vierte nicht vorstellen kann, unter den herrschenden Bedingungen die Arbeit bis zum Rentenalter auszuüben. Bei den Jüngeren ist sogar fast jeder Dritte dieser Ansicht. Nur zehn Prozent gaben in der  Studie an, beschwerdefrei zu arbeiten. In einer ähnlichen Erhebung von 1998/99 waren es drei Mal so viel.

Die Statistik zeigt es
  • Die Lebenserwartung steigt. Männer erreichen im Schnitt 74,4 Jahre, bei Frauen sind es 80,5 Jahre.
  • Das Durchschnittsalter der Bevölkerung wird von derzeit 40 bis 2050 auf 48 Jahre steigen, sollten die Prognosen zutreffen.
  • Das Durchschnittsalter von Belegschaften steigt. Heute machen die ab 50-Jährigen  fast 22 Prozent aller Erwerbstätigen aus, 2010 erhöht sich ihr Anteil auf knapp 27 Prozent.
  • Bis 1990 waren etwa ein Drittel aller Erwerbstätigen jünger als 30 Jahre. Heute sind es nur noch 20 Prozent.
  • Die meisten Beschäftigten sind heute zwischen 35 und 45 Jahren.
  • 41 Prozent der 55- bis 64-Jährigen sind noch erwerbstätig.
  • Nur 23 Prozent der über 60-Jährigen stehen noch im Arbeitsleben. (Alle Angaben zitiert aus IG Metall (Hrsg.): Demografie - Check 2006)


Kompetenzen in jeden Altersgruppe

Im Alter lassen bestimmte Fähigkeiten nach, andere wiederum nehmen zu. Das zeigt die folgende Übersicht.

Faktoren menschlicher Leistungsfähigkeit, die
im Alter abnehmen im Alter eher konstant bleiben im Alter eher zunehmen
Muskelstärke/ Kraft Konzentrations-
fähigkeit
Wissen
Schnelligkeit der Bewegungen Fähigkeiten zur Informationsaufnahme und -verarbeitung (Lebens- und Berufs-) Erfahrung
Seh- und Hörvermögen Sprachkompetenz und Wissen berufliche Routine und Geübtheit
Geschwindigkeit der Informationsaufnahme Bearbeitung Sprach- und wssensgebundener Aufgaben Verantwortung und Pflichtbewusstsein
Reaktionsgeschwindigkeit Verständnis für das Ganze
Widerstandsfähigkeit bei hoher Dauerbelastung Genauigkeit und Zuverlässigkeit
Feinmotorik Fähigkeit zum Perpektivenwechsel
Fähigkeit zu einer realistischen Selbsteinschätzung
Beurteilungsvermögen
berufsabhängige Dauer der Fehlzeiten
Motivation
Tabelle 1: Altersbezogenes Kompetenzmodell. (Quelle: IG Metall)
Die richtige Mischung im Betrieb

Betriebe, die vor allem junge Leute einstellen, haben einen ebenso ungünstigen Altersmix wie Unternehmen, bei denen der Nachwuchs fehlt.  


Bild 1: Formen des betrieblichen Altersmix. (Quelle: IG Metall)

Demografie soll stimmen

Die Altersstruktur in einem Unternehmen hängt von mehreren Faktoren ab, etwa von den so genannten Rentenreformen der Regierung, von Ausstiegsmodellen wie Altersteilzeit, aber auch von der ökonomischen Situation eines Betriebes und dessen personalpolitischen Entscheidungen. Werden Ältere systematisch aus dem Betrieb gedrängt, wird auf ihr Erfahrungswissen leichtfertig verzichtet oder gibt es eine Kultur der Wertschätzung und Lernkultur, des Transfers von Wissen zwischen Jung und Alt?

Wie sich die Altersstruktur in einem Betrieb künftig zusammensetzt, ist steuerbar. Wenn die Beschäftigungsquote Älterer steigen soll, müssen sich auch Arbeitsbedingungen verbessern, muss Weiterbildung Älteren genauso offen stehen wie Jungen, müssen Vorurteile gegenüber der Leistungsfähigkeit Älterer abgebaut werden und Gesundheit und Arbeitsfähigkeit von Jungen wie von Alten eine größere Rolle spielen. 

Aufgabe im Betrieb: Altersmanagement

Kein Betrieb fängt bei Null an. Aufgabe der Personalabteilung ebenso wie der Interessenvertretung ist es nun, die gemachten Erfahrungen auszuwerten, die Maßnahmen und personalpolitischen Entscheidungen sichtbar zu machen und zu prüfen, inwieweit sie für ein Altersmanagement taugen.  

Voraussetzung für ein strategisches Altersmanagement ist die Analyse der Altersstruktur in einem Betrieb. Das allein reicht jedoch nicht. Denn darüber hinaus ist wichtig zu wissen, welche Kompetenzen in welchen Altersgruppen zu finden sind, wie der Gesundheitszustand der Beschäftigten ist und welche Anforderungen an sie gestellt werden.

  • Die Altersstrukturanalyse ist dazu da, um sich einen Überblick zu verschaffen, verlässliche Daten zu erhalten und den demografischen Wandel im Betrieb zu thematisieren.
  • Mit einer Gefährdungsanalyse lässt sich ermitteln, welche Tätigkeiten gesundheitsbelastend sind. Das ist die Grundlage, um gesundheits- und alternsgerechte Arbeitsplätze zu schaffen.
  • Der Betrieb braucht einen Überblick über die Qualifikation der Beschäftigten, muss wissen, welcher Kompetenzen fehlen und wie diese in Form betrieblicher Weiterbildung zu vermitteln sind.
  • Das betriebliche Eingliederungsmanagement hilft, älteren und beeinträchtigten Beschäftigten ihre Gesundheit zu erhalten.
Quick-Check

Um sich einen ersten Überblick zu verschaffen, hilft der folgende Quick-Check.

 Grobanalyse Altersstruktur

Ja 

Nein

Welchen demografischen Handlungsbedarf gibt es im Betrieb?
Kenntnisse über die Zusammensetzung der Altersgruppen fließen in die Personalpolitik mit ein.
Die Tätigkeiten im Unternehmen sind so gestaltet, dass Beschäftigte diese bis zum 65. Lebensjahr ausüben können.
Die Einstellung oder Ausbildung junger Nachwuchskräfte verläuft problemlos. 
Auch ältere Beschäftigte erhalten die Chance sich zu qualifzieren und ihre Kompetenzen zu erweitern. 
Es gibt gezielten Wissenstransfer zwischen Älteren und Nachwuchskräften.
Allen Beschäftigten wird eine berufliche Entwicklungsperspektive angeboten,
Tabelle 2: Quick Check. (Quelle: GIGA)
Risiken

Stimmt der Altersmix in einem Betrieb nicht und wird der Altersstrukturwandel in Zukunft nicht gesteuert, kann das erhebliche Folgen für einen Betrieb haben. Beispiel: Sind die qualifizierte Angestellte überwiegend zwischen 40 und 55 Jahre alt, ist abzusehen, wann deren gesamtes Know-how einem Unternehmen verloren geht.

Ziele und Nutzen der betrieblichen Altersstrukturanalyse

Wie viele An- und Ungelernte gibt es? Sind die Beschäftigten überwiegend zwischen 40 und 55 Jahre alt? Werden Auszubildende übernommen? Wie viele Frauen sind unter den Angestellten? Nehmen ältere Beschäftigte genauso an Qualifizierungsmaßnahmen teil wie junge? Spielt der richtige Altersmix eine Rolle bei Personalentscheidungen? Fragen, die beantwortet werden müssen, um die Altersstruktur in einem Betrieb gründlich zu erforschen und die richtigen Konsequenzen daraus zu ziehen. Mehr noch: Mit den einmal erhobenen Daten lässt sich ein Zukunftsszenario für die nächsten fünf und zehn Jahre erstellen. Daraus lässt sich beispielsweise ablesen, wie viele Beschäftigten aus welchen Abteilungen und mit welchen Qualifikationen in Rente gehen.

Im Unternehmen entsteht auf einer gesicherten Datenbasis ein umfassendes Bild über die Zusammensetzung der Belegschaft nach Alter, Qualifikation, Geschlecht, Beschäftigtenstatus etc.

  • Mit der Zukunftsprognose ist ein Anfang gemacht für eine längerfristige Personalplanung.
  • Betriebliche Problembereiche können rechtzeitig erkannt werden.
  • Nur wer die tatsächliche Altersstruktur kennt, kann passende Lösungen finden
  • Vorhandene Maßnahmen können in den demografischen Zusammenhang gebracht werden.
  • Personalarbeit findet aus einer Mehr-Generationen-Perspektive statt.
  • Personalplanung wird mit Gesundheitsförderung, Weiterbildung, Arbeitsgestaltung und Personaleinsatz koordiniert.

Informationsbedarf für ein Zukunftsszenario

Damit eine Prognose für die nächsten fünf oder zehn Jahre ermittelt werden kann, sind weitere Informationen notwendig.

  • Wie viele junge Gelernte verbleiben nach der Ausbildung tatsächlich im Betrieb?
  • Wie viele Nachwuchskräfte im Bereich der höher qualifizierten Angestellten werden vermutlich eingestellt?
  • Wie ist die Personalfluktuation in der Vergangenheit gewesen, wie wird sie sich in den nächsten Jahren darstellen?
  • Wie viele Personen werden in diesem Zeitraum das Unternehmen voraussichtlich verlassen, d.h. frühzeitig ausscheiden oder regulär in Rente gehen?
Voraussetzungen für eine Alterstrukturanalyse

Um die betriebliche Altersstruktur zu ermitteln, müssen die aktuellen Personaldaten vorliegen. Benötigt werden Angaben

  • zum Alter der Beschäftigten
  • zum Geschlecht
  • zum Beschäftigtenstatus (gewerblich/angestellt)
  • zur Qualifikation/ Funktion
  • zum Arbeitsbereich
  • zum erwarteten bzw. geplanten Austrittsdatum (Ende der Befristung, Altersteilzeit, voraussichtlicher Rentenbeginn)

Zusätzliche Merkmale, etwa Eintrittsdatum, Grad der Behinderung bzw. eingeschränkte Einsatzfähigkeit, Entlohnungsart, differenzieren die Darstellung, steigern jedoch den Aufwand.

Die Analyse: Demografie - Check

Die IG Metall hat ein Analyse-Instrument entwickelt, das mit PC-Kenntnissen zu bedienen ist und sich für jeden Betrieb eignet. Das Analyse-Tool besteht aus drei Tabellen und zehn Ausgabediagrammen:

  • Altersstrukturtabelle: Hier werden sämtliche Daten eingetragen.
  • Personalplanung für Jüngere und Ältere: Hier werden die Zahlen der jährlichen und langfristig verbleibenden Auszubildenden eingetragen sowie die geplanten Austritte innerhalb der nächsten fünf bzw. zehn Jahre für die heute 50- bis 64-Jährigen.
  • Annahmentabelle: Hier wird eingetragen, welche Annahmen für die Zukunft für alle Altersgruppen getroffen werden.
  • Ausgabediagramme: Sie zeigen die aktuelle Altersverteilung nach Geschlecht, Status, Stellung im Beruf in Form eines Säulendiagramms. Weitere Diagramme stellen die künftige Entwicklung des Durchschnittsalters der Beschäftigten dar, die Entwicklung der Altersstruktur auf Basis verschiedener Personalplanungsmaßnahmen in fünf bzw. zehn Jahren dar.

Bild 3: Ergebnis eines Demografie-Checks.
Betriebsbeispiel im Vergleich zur allgemeinen Alterstruktur der sozialversicherten Beschäftigten 2005 - Kurve. (Quelle: Demografie-Check der IG Metall)

Beurteilung der Daten

Aus den ermittelten Daten wird deutlich, wie sich die Altersstruktur in der Belegschaft aktuell zusammensetzt und wie sie sich vermutlich entwickeln wird. Folgende Fragen lassen sich jetzt beantworten:

  • Welcher Altersdurchschnitt liegt aktuell vor?
  • Welche Altersgruppen sind im Betrieb besonders stark oder besonders schwach vertreten?
  • Wie wird sich der Altersdurchschnitt voraussichtlich entwickeln?
  • Wie verändert sich der Belegschaftsmix – die Anteile der jungen, mittleren und älteren Jahrgänge?
  • Handelt es sich um eine alters- oder jugendzentrierte Belegschaft?
  • Wie werden sich diese Altersgruppen auf Basis der verschiedenen Szenarien voraussichtlich entwickeln?

Maßnahmen

Die Altersstrukturdaten müssen nun mit weiteren Themen verknüpft werden:

  • Personalplanung: Werden bei Personalstrategien auch Ältere berücksichtigt? Werden auf Grund der ausgewerteten Daten mehr junge Menschen eingestellt/ausgebildet? Unterstützt das Unternehmen alle Beschäftigten bei ihrer beruflichen Entwicklung?
  • Arbeitsgestaltung: Sind die Arbeitsbedingungen so beschaffen, dass die Beschäftigten ihre Arbeitsfähigkeit auf Dauer erhalten können? Hier eignet sich eine Gefährdungsanalyse. Wird für eine ausreichende Zahl altersgerechter Arbeitsplätze gesorgt?
  • Gesundheitsförderung: Was unternimmt der Betrieb, um Arbeitsbelastungen abzubauen? Welche Gesundheitsmaßnahmen helfen, um die Arbeitsfähigkeit der älter werdenden Belegschaft zu erhalten und zu verbessern?
  • Weiterbildung: Welche Beschäftigten erhalten die Möglichkeit, sich weiterzubilden? Werden die Qualifizierungsanforderungen im Betrieb und der Bedarf regelmäßig aktualisiert?
  • Wissenstransfer: Gibt es einen regelmäßigen Wissensaustausch zwischen Jung und Alt?

Weitere Werkzeuge

Um sich einen Überblick über die Ausgangssituation im Unternehmen mit Blick auf den Altersstrukturwandel zu verschaffen, lassen sich weitere Werkzeuge aus der Arbeitshilfe Demografie - Check der IG Metall nutzen, auch ein Erhebungsbogen zur Qualifikations- und Weiterbildungssituation im Unternehmen kann helfen.

Rechte der Interessenvertretung

Für den Demografie-Check werden Daten aus der Personalabteilung benötigt. Will der Betriebs- oder Personalrat den Demografie-Check anwenden, hat er ein Informationsrecht - nach § 80 Betriebsverfassungsgesetz. Mitbestimmungsrechte sind gegeben bei Bildungsmaßnahmen oder der Arbeitsplatzgestaltung.



Der Servicebereich

Rechtsquellen

Gesetze
  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
    • § 3 Grundpflichten des Arbeitgebers
    • § 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen
  • Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
    • § 80 (2) Unterrichtungspflicht des Arbeitgebers
    • § 87 (1) Nr. 7 Arbeit- und Gesundheitsschutz (Mitbestimmung Verfahren einer alterskritische Gefährdungsbeurteilung)
    • § 92 Personalplanung
    • § 95 Auswahlrichtlinien (Einstellungen, Kündigungen)
    • § 98 betriebliche Bildung (Mitbestimmung bei Qualifizierungsmaßnahmen)
  • Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG)
    • § 68 (2) und 69 (2) Unterrichtung

Literatur und Links

Sozialnetz Hessen: Demografischer Wandel in der Arbeitswelt.
www.alternsgerechte-arbeit.de/ 

INQA: Demografischer Wandel
Webseiten der Initative Neue Qualität der Arbeit INQA mit Kurz-Check zum demografischen Wandel, vielen Informationen, Hinweise auf Experten und Praxisbeispielen: www.inqa.de  Themen Demografischer Wandel

Arbeit und Alter
Webseite der östereichischen Arbeitgeber und Gewerkschaften: www.arbeitundalter.at/

Unternehmensnetzwerk Demografie
http://demographie-netzwerk.de/

Work Ability-Netzwerk Deutschland (Arbeitsfähigkeit und Beschäftigungsfähigkeit)
http://www.arbeitsfaehigkeit.uni-wuppertal.de/ 

VDBW Verband Deutscher Betriebs- und Werksärzte e.V. (Hrsg.):
Beschäftigungsfähigkeit im demografischen Wandel. Ein Leitfaden für Betriebsärzte und die Verantwortlichen im Unternehmen.
Karlsruhe 2012, download unter www.vdbw.de

Gewerkschaft ver.di (Hrsg.):
Für generationsübergreifend gute Arbeit.
Berlin 2012, bestellen unter http://arbeiten-leben.verdi.de/material 

IG Metall (Hrsg.):
Alternsgerechtes Arbeiten und demografischer Interessenausgleich. Regelungen zur alters- und alternsgerechten Arbeitsgestaltung, Personalpolitik und Gesundheitsförderung.
Frankfurt 2012, bestellen unter www.igmetall.de

TBS beim DGB NRW e.V. (Hrsg.):
DemografieKompass
freie Software zur Altersstrukturanalyse, Version 3.0 2011. download unter http://www.demobib.de/bib/ 

Marie-Luise und Ernst Becker Stiftun:
Der AGE CERT-Selbstcheck.
kostenloses Personalmangement-Tool. www.agecert.de 

INQA (Hrsg.):
Übersicht über Instrumente der Altersstrukturanalyse. Übersicht über Demografiechecks.
download unter www.inqa.de

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Dortmund (Hrsg.):
Alle guten Dinge sind drei! Altersstrukturanalyse, Qualifikationsbedarfsanalyse, alter(n)sgerechte Gefährdungsbeurteilung – drei Werkzeuge für ein demographiefestes Unternehmen.
Dortmund 2011, download unter www.inqa.de

INQA Initiative neue Qualität der Arbeit/Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
Ratgeber Demografie. Angebot für Unternehmen im demografischen Wandel.
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Dortmund, 2. Auflage, Dortmund September 2011, download: www.inqa.de

INQA-Demografie (Hrsg.):
Mit Prävention die Zukunft gewinnen. Strategien für eine demographiefeste Arbeitswelt. Zweites Memorandum des thematischen Initiativkreises INQA-Demografie.
Dortmund 2010, download utner www.inqa.de

Anja Gerlmaier, Angelika Kümmerling, Erich Latniak:
Gesund altern in High-Tech-Branchen? Im Spannungsfeld von Innovation und Intensivierung.
hg. von Universität Duisburg. IAQ-Report 2010-04, download unter www.iaq.uni-due.de 

iso Institut für Sozialforschung und Sozialwirtschaft e.V., Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Dortmund (Hrsg.):
Modellprogramm zur Bekämpfung arbeitsbedingter Erkrankungen Förderschwerpunkt „Altersgerechte Arbeits bedingungen“: Praxishilfe zur alternsgerechten Arbeitsgestaltung in Industrie, Handel und Öffentlichem Dienst.
Saarbrücken 2009, download unter www.inqa.de  

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
Alles grau in grau? Älter werdende Belegschaften und Büroarbeit.
2. Auflage, korrigierter Nachdruck Dortmund 2008, download unter www.inqa.de

IG Metall (Hrsg.):
Demografie - Check Betriebliche Altersstruktur. Arbeitshilfe des Projekts "Gute Arbeit".
Frankfurt 2006, als Broschüre bestellen bei www.igmetall.de

IG Metall (Hrsg.):
Materialien einer altersgerechten und lernförderlichen Arbeitspolitik. Arbeitsmappe des Projekts "Gute Arbeit".
Frankfurt 2005, als Broschüre bestellen bei www.igmetall.de

Institut Arbeit und Qualifikation, Universität Duisburg-Essen (IAQ):
Altersübergangsreport 01/2005: Die Wirkungsweise der Rentenreformen auf den Altersübergang
Altersübergangsreport 03/2011 Neueinstellungen im Alter: Tragen sie zu verlängerten Erwerbsbiografien bei? 
weitere und  als download unter: www.iaq.uni-due.de 

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Letzte Änderung: 21.12.2011

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Rechtsquellen
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Literaturtipps
  • DemografieKompass Version 3, 2011
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