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Arbeit im Büro gesund gestalten

 Kurs
Handy, Smartphone, Mails - Arbeitsmittel richtig nutzen

Autorin: Michaela Böhm

 

Im Kapitel „Handy, Smartphone, Mails – Arbeitsmittel richtig nutzen“ des Grundkurses Büroalltag geht es darum, wie Informationsflut eingedämmt werden kann und nicht zu einer weiteren Belastung führt.

 

Übersicht über die Inhalte:

  • Zeitdiebe als Stressfaktor
  • Regeln gegen die Informationsflut 
  • Die „Stille Stunde“ macht Arbeit effektiver
  • Jederzeit erreichbar? Kommunikationspausen sichern Erholung
  • Gut organisierte Arbeit vermeidet Ärger

Zeitdiebe als Stressfaktor

Täglich werden weltweit 89 Milliarden E-Mails im Geschäftsverkehr verschickt. Dies hat der Marktforscher Radicati Group bekannt gegeben, er prognostiziert für die nächsten Jahre einen weiteren Anstieg. Das Überfliegen, gründliche Lesen, Beantworten und Löschen verschlingt viel Zeit. Und da E-Mails mit Smartphones auch von jedem Ort aus abgerufen werden können, gibt es keine E-Mail-freien Zeiten mehr. Zudem sind die permanenten Unterbrechungen bei der Arbeit durch akustische Signale einer neuen E-Mail nervtötend. In vielen Unternehmen wird erwartet, dass E-Mails innerhalb einer bestimmten Frist zu beantworten sind. Zehn Prozent der Beschäftigten fühlen sich durch Mails förmlich überflutet, weitere zehn Prozent haben wegen der Informationsflut Arbeitsprobleme - ständige Störungen gehören zu den häufigsten psychischen Belastungen bei der Arbeit. Das stellte die staatliche Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin in ihrem Stressreport 2012 (BAuA) fest.   

Bild 1: Informationsflut. (Bild: Chiarina Fazio, Rechte: ergo-online)

Regeln gegen die Informationsflut

Längst nicht alle E-Mails, die verschickt werden, sind notwendig oder richtig adressiert. Oft offenbart sich an der Informationsflut eine Schwäche von Unternehmen. Da werden Kollegen und Kolleginnen, Vorgesetzte und Mitarbeiter anderer Abteilungen in cc gesetzt, weil Strukturen und Aufgabenbereiche unklar sind oder sich alle absichern wollen.

Inzwischen haben auch Unternehmen erkannt, dass die Informationsflut die Beschäftigten viel Zeit kostet und sie von ihrer eigentlichen Aufgaben ablenkt. So erhält ein Angestellter eines Chip-Konzerns bis zu 100 E-Mails am Tag; 20 Stunden in der Woche werden darauf verwendet, die Mails zu lesen und zu bearbeiten. Dabei ist fast jede dritte E-Mail für die eigene Arbeit nicht wichtig. Mittlerweile gibt es in einigen Unternehmen die Möglichkeit, eingehende E-Mails bei Abwesenheit automatisch löschen zu lassen. Oder den Mitarbeitern wird abends und am Wochenende keine E-Mail mehr durchgestellt, der Mailserver ist abgeschaltet. In Einzelfällen gehen Unternehmen dazu über, völlig auf E-Mails zu verzichten und setzen auf andere Wege der Kommunikation. Das sind wichtige Signale, um psychische Belastungen von Beschäftigten zu reduzieren. Das sollte aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Belastungen durch steigenden Arbeitsdruck, verursacht durch enge Budgets, Kosteneinsparziele oder hohe Renditevorgaben, dadurch nicht ausgehebelt werden.  

Das können Unternehmen tun:

  • Regeln für den E-Mail-Verkehr vereinbaren, etwa durch Betriebsvereinbarungen.
  • Fortbildungen zu Zeit- und Selbstmanagement anbieten, auch im Umgang mit z.B. Outlook.
  • Großzügige Fristen für die Beantwortung von E-Mails einräumen.
  • Informationen ins Intranet stellen statt Rundmails verschicken.

Aber auch jeder Einzelne kann etwas dafür tun, die Informationsflut zu begrenzen.

Tipps zur Begrenzung der Informationsflut

  • Überprüfen, ob die E-Mail tatsächlich für alle Adressaten wichtig ist und Verteilerlisten eingrenzen. 
  • Keine endlosen Weiterleitungen. 
  • Wenn es möglich ist, das persönliche Gespräch suchen, statt Mails im Haus zu versenden. 
  • Möglichkeiten der Softwareprogramme nutzen, etwa Sortierfunktionen und spezielle Such- und Filterfunktionen. 
  • Eingehende Mails während des Urlaubs löschen, mit Ankündigung in der „out of office“-Benachrichtigung. 
  • Prägnante Betreffzeile formulieren, das hilft dabei, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. 
  • Keine überflüssigen oder mega-großen Anhänge verschicken. 
  • Überprüfen, ob man tatsächlich alle Newsletter und regelmäßigen Informationsdienste braucht, gegebenenfalls abbestellen. 
  • Sich nicht von jeder eingehenden E-Mail ablenken lassen, sondern feste Zeiten einrichten, in denen E-Mails abgerufen und bearbeitet werden. Zwei Mal am Tag genügt.

Die Bearbeitung von E-Mails ist nichts für die Pause, die sollte frei von Arbeit sein.

Die „Stille Stunde“ macht Arbeit effektiver

Als Stille Stunde bezeichnet man eine Zeit, in der konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechung von Mails, Telefonaten und Gesprächen möglich ist. In einer Feldstudie mit Managern wies ein Team der Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität des Saarlandes den Effekt der Stillen Stunde nach. Danach schätzten die Manager die Arbeit, die sie in der Stillen Stunde erbracht hatten, als qualitativ hochwertiger ein. Zudem nahmen sie den gesamten Arbeitstag als zufriedenstellender und effektiver wahr. Viele, so das Ergebnis der Studie, gingen nach einem Tag mit Stiller Stunde mit dem guten Gefühl nach Hause, etwas Wichtiges vom Tisch zu haben, was ansonsten durch ständige Ablenkungen liegengeblieben wäre. Damit die Stille Stunde funktioniert, sollte es zumindest im Team eine Vereinbarung dazu geben.

Jederzeit erreichbar? Kommunikationspausen sichern Erholung

Nicht nur die Informationsflut durch E-Mails am Arbeitsplatz rauben Nerven und Zeit, sondern auch die ständige Erreichbarkeit. Erwartet wird, dass Kundenanrufe oder E-Mails per Smartphone auch am Wochenende angenommen werden und auch mal spät abends Abstimmungen von Teams laufen.

Durch die ständige Erreichbarkeit werden Arbeitszeiten grenzenlos; Pausen, Feierabend und Urlaub sind keine arbeitsfreien Zeiten mehr, weil man ständig und jederzeit angerufen werden könnte. Entscheidend für die berufliche Leistungsfähigkeit sind wirksame Erholzeiten. Kommunikationspausen mit ausgeschaltetem Handy stellen sicher, dass man sich in Pausen oder in der Freizeit tatsächlich erholen und auftanken kann. Bewährt haben sich dafür Vereinbarungen im Unternehmen, die klarstellen, dass beispielsweise nicht erwartet wird, mobile Arbeitsmittel außerhalb der Arbeitszeit dienstlich zu nutzen. Kunden sind darüber informiert und Vorgesetzte auch. Das hilft jedem Einzelnen, Grenzen zu setzen. Im Klartext: In den Pausen, nach der Arbeit und im Urlaub wird das Telefon abgeschaltet.

Gut organisierte Arbeit vermeidet Ärger

Gute Arbeitsorganisation will gelernt sein, nicht jedem fällt es leicht, systematisch den Tag zu planen. Dazu gehören Zeitabschätzungen, Aufgabenlisten, Prioritätensetzungen, Tages-, Wochen- und Monatspläne sowie regelmäßige Aktualisierungen. Elektronische Hilfsmittel bieten dabei gute Unterstützung.

Wer seine Zeitplanung elektronisch organisiert, sollte die Vorteile nutzen: Vereinfachung bieten hierbei die automatischen Erinnerungsfunktionen und Synchronisierungsfunktionen zwischen verschiedenen Medien wie PC und Smartphone. Sie entlasten das Gedächtnisses, beschleunigen die Verfügbarkeit von Informationen und Abstimmung über virtuelle Netze hinweg. Der Aufwand wird geringer, die Arbeit effektiver.  

Nutzen elektronischer Arbeitsorganisation

  • Termine: Die Termine lassen sich auch mit dem PC und Smartphone abstimmen oder über das Netzwerk mit den Kollegen in der Firma. Wiederkehrende Termine sind mit sehr wenig Aufwand nur einmal einzutragen. Das spart Zeit. 
  • Automatische Erinnerung: Man muss gar nicht mehr selbst in den Kalender schauen oder sich alles merken, sondern es ertönt ein Signalton, wenn ein Termin oder eine Aufgabe bevorsteht (sofern man das entsprechend eingestellt hat). Unerledigte Aufgaben werden automatisch auf den nächsten Tag übertragen. Das Gedächtnis wird entlastet. 
  • Kontakte/Adressen: Auch die Kontakte verschiedener Adressbücher im PC und im Handy lassen sich elektronisch leicht pflegen und Daten schneller übertragen. Notizen zum Kontakt helfen, sich daran zu erinnern was zu beachten ist: welche Funktion hat diese Kontaktperson und welche Besonderheiten gibt es. Dies vereinfacht die spätere Orientierung enorm. 
  • Aktualität: Gerade E-Mail-Adressen und Telefonnummern, aber auch Termine ändern sich ständig. Änderungen lassen sich  in einer elektronischen Lösung schnell aktuell halten und mit allen anderen Medien synchronisieren. 
  • Suchfunktion: Wenn man nicht mehr genau weiß, ob eine Adresse unter dem Firmennamen oder dem Familiennamen der Kontaktperson abgelegt wurde oder wann ein bestimmter Termin ist, dann hilft die Suchfunktion weiter.
  • Ob die Zeit elektronisch oder analog geplant und organisiert wird – wichtig ist, darin auch die Pausen und private Termine einzutragen.

  

Letzte Änderung: 1.11.2013

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