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Arbeit im Büro gesund gestalten

 Kurs
Großraumbüro - Umgang mit Störung und Ablenkung

Autorin: Michaela Böhm

 

Das Kapitel „Großraumbüro – Umgang mit Störung und Ablenkung“ des Grundkurses Büroalltag handelt davon, wie trotz der Belastungen durch Lärm, Enge und Störungen für eine weniger stressbelastete Arbeitsumgebung gesorgt werden kann.

 

Übersicht:

  • Vor- und Nachteile von offenen Räumen und Großraumbüros 
  • Stress im Großraumbüro  
  • Kein Einheitsbüro für alle 
  • Weniger Lärm im Büro 
  • Rücksicht und Absprachen

Vor- und Nachteile von offenen Räumen und Großraumbüros

Sich mal schnell über den Schreibtisch hinweg mit der Kollegin verständigen, kurze Absprachen im Team, eine schnelle Information für den Nachbarn – das sind die Vorteile, wenn mehrere Beschäftigte gemeinsam ein Büro nutzen. Es spart Wege und Zeit, und auch Kommunikation wird besser, wenn man sich häufiger begegnet.

Gleichzeitig soll es aber auch möglich sein, ungestört und konzentriert arbeiten zu können. Was schwerlich gelingt, wenn alle gleichzeitig telefonieren oder miteinander reden und viele Menschen über Stunden in einem Raum verbringen. Weil sich so unterschiedliche Anforderungen oft nur schlecht miteinander vereinbaren lassen, kommt es zu übermäßigen Belastungen und Stress bei den Beschäftigten. Das Image von Großraumbüros ist schlecht, sehr häufig wird Unzufriedenheit geäußert. 

Bild 1: Ablenkung im Großraumbüro. (Bild: Chiarina Fazio, Rechte: ergo-online)

Auf eine Kurzformel gebracht: Je größer der Raum, desto höher ist der Krankenstand und desto häufiger sind Gesundheitsbeschwerden der Beschäftigten. Das hat die repräsentative Schweizerische Befragung in Büros aus dem Jahr 2010 ergeben. Die Gründe: Störungen durch Lärm, häufige Unterbrechungen und ergonomische Mängel bei Raumklima und Beleuchtung.

Wer ein  Büro wählen kann, nimmt ein kleines. Geht das aber nicht, gibt es Möglichkeiten, die Arbeitsumgebung weniger belastend zu gestalten.

Stress im Großraumbüro

Offene, große Büroräume erhöhen nachweislich das Stressniveau. Wer die richtigen Lösungen finden will, um den Stress zu reduzieren, muss zunächst die Ursachen identifizieren.

Typische Belastungsfaktoren in großen Büros:

  • Für alle wie auf einem Präsentierteller sichtbar zu sein, verursacht ein unangenehmes Gefühl. Die Privatsphäre geht verloren. 
  • Sehr dicht aneinander zu sitzen, verursacht ein Gefühl der Enge und Bedrängnis. Der soziale Abstand ist nicht eingehalten, der ist aber für unser Wohlbefinden wichtig. 
  • Jeder – ob Kollege oder Vorgesetzter – kann jeden beobachten und kontrollieren, sogar Informationen im Vorbeigehen auf dem Monitor lesen. 
  • Konzentriertes Arbeiten ist schwer möglich, weil man durch die gewollte spontane Kommunikation häufig in der Arbeit unterbrochen wird. Die Arbeit wird unproduktiver und fehleranfällig.  
  • Der Lärm im Büro durch Telefonate und Kundengespräche, Geräusche von Tastaturen, Druckern und Kopierern sowie dem Verkehr von draußen erschwert produktives geistiges Arbeiten. Ablenkungen und Störungen sind zu groß. Und weil sich der Mensch anstrengt, die Geräuschfetzen aus seinem Bewusstsein zu drängen, leidet sein Konzentrationsvermögen. Die Folgen sind vorzeitige Ermüdung, Kopfschmerzen und nachlassende Leistungsfähigkeit. 
  • Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Bedürfnisse, den einen wird es zu kalt sein im Büro, den anderen zu warm, dem einen ist das Licht zu grell, dem anderen zu dunkel. Sich miteinander abzustimmen, will gelernt sein.

Kein Einheitsbüro für alle

Ein einfallsloses Büro ist das Großraumbüro mit standardisierten Arbeitsplätzen in dem möglichst viele Menschen untergebracht sind, egal, welche Tätigkeiten sie ausführen. Gute Bürokonzepte berücksichtigen dagegen, dass ein Buchhalter anders arbeitet als ein Team, das gerade ein neues Projekt entwickelt und sich oft bespricht. Wichtig ist es demnach, die Räume flexibel nutzen zu können.

Gibt es Einzelbüros, die wenig genutzt werden? Die könnten zum „silent room“ umfunktioniert werden, ein Raum, in den sich jemand zum konzentrierten Arbeiten zurückziehen kann. Das Gleiche gilt für Teambesprechungen, die sollten außerhalb des offenen Büros oder zumindest in einer lärmgeschützten Zone durchgeführt werden, um die Anderen nicht zu stören.

Auch die Möblierung muss zu den Aufgaben passen. Wer viele Unterlagen hat, benötigt mehr Ablageflächen, wer mit mehreren Bildschirmen arbeitet, braucht einen größeren Tisch.

Die Beleuchtung am Bildschirmarbeitsplatz sollte individuell anpassbar sein, am besten mit flexibel aufstellbaren und dimmbaren Stehleuchten oder Arbeitsplatzleuchten. Jeder hat einen anderen Lichtbedarf.

Das gilt auch für das Raumklima, was  allerdings sehr viel schwieriger zu realisieren ist. Die Raumtemperatur in verschiedenen Zonen einer großen Fläche unterschiedlich zu regulieren, ist technisch durchaus machbar. Wichtig ist allerdings auch, dass kein Arbeitsplatz direkt an der Öffnung der Klimaanlage angebracht ist.

Wo Räume umgestaltet werden oder ein neues Gebäude bezogen wird, sollten sich Beschäftigte frühzeitig in die Planung einmischen und ihre Bedürfnisse formulieren. Sie wissen am besten, wie eine Arbeitsumgebung beschaffen sein muss, um gut arbeiten zu können.

Weniger Lärm im Büro

Büroarbeit verlangt Konzentration. Die wird aber gestört durch die vielen Geräusche in einem großen Raum. Lärm wird als unterschiedlich lästig empfunden. Für die einen ist er nervtötend, für die anderen gerade noch tolerierbar. Für alle aber gilt, dass es Anstrengung kostet, ständig über Gespräche an Nachbararbeitsplätzen hinwegzuhören, um seine Aufgaben erledigen zu können. Man wird langsamer und macht mehr Fehler.

Für einfache Routinetätigkeiten am Bildschirm sollte der Umgebungslärm nicht höher sein als die Lautstärke eines normalen Gesprächs oder eines leisen Radios. Erfordert der Job hohe Aufmerksamkeit und geistige Leistung, muss es deutlich leiser sein, nicht lauter als das Geräusch eines tickenden Weckers und eines Computer-Ventilators. Da kann schon der Laserdrucker stören. Lärm im Büro wirkt sich negativ aus auf: die Konzentrationsfähigkeit und das Gedächtnis, die Geschwindigkeit des Denkens, die Kreativität, Arbeitsleistung und Motivation. Darüber hinaus beeinflusst Lärmstress längerfristig den gesamten körperlichen und emotionalen Zustand.

So lässt sich Lärm im Team vermindern
  • Telefonkonferenzen und Teambesprechungen in separate Räume verlegen. 
  • Die Lautstärke von sämtlichen Telefonen auf leise stellen.
  • Wenn möglich im Team Zeiten für konzentriertes Arbeiten vereinbaren.
  • Privatgespräche - ob persönlich oder am Telefon - nicht im Büro führen.
  • Private Gespräche mit Kollegen in die Kaffeeküche und Kurzpause verlegen.
  • Auf die Funktion Lauthören beim Kundengespräch verzichten.
  • Handys auf Vibration schalten.
  • Hochwertige Kopfhörer und zweiseitige Headsets nutzen, das erhöht die Verständlichkeit, mindert  die Sprechlautstärke und reduziert Nachfragen.
  • Bei schwierigen Arbeitsaufgaben Gehörschutz nutzen.
  • Manch einem hilft leise Musik per Kopfhörer. Der Kopfhörer macht deutlich, dass man nicht gestört werden möchte.
In Absprache mit den Verantwortlichen gibt es bauliche Möglichkeiten, um störenden Lärm zu reduzieren
  • Zusatzräume zum Rückzug oder für Besprechungen bereitstellen.
  • Drucker und Kopierer in getrennten Technikräumen unterbringen oder abschirmen.
  • Arbeitsplätze oder Teambereiche mit schalldämpfenden Stell- und Trennwänden abschirmen, es gibt lichtdurchlässige Materialien, so dass keine dunklen Ecken entstehen.
  • Viel genutzte Verkehrswege mit Stellwänden oder Schränken abschirmen.
  • Bei der Neuanschaffung von Geräten solche bevorzugen, die wenig Lärm verursachen (z.B. Flüster-Tastaturen).
  • Böden, Decken und Wände mit ausreichend lärmdämpfendem Material ausstatten.
  • Teppich- und Kunststoffböden statt harte Fußböden, um den Trittschall zu mindern.
  • Schallisolierende Fenster und Fassaden gegen den Lärm von außen.   

Rücksicht und Absprachen

Gemeinsam in einem großen Raum zu arbeiten, wird nicht von selbst gut funktionieren, zu viele Störquellen sind vorhanden. Schließlich arbeiten viele unter Zeitdruck und hoch verdichtet, Rücksichtnahme gerät dabei schnell in den Hintergrund.

Regeln zur Lärmminderung müssen gemeinsam erarbeitet werden, um alle von deren Bedeutung zu überzeugen. Die unmittelbaren Vorgesetzten spielen hierbei eine wichtige moderierende Rolle, denn auch sie sind an leistungsförderlichen Arbeitsbedingungen interessiert. 

Absprachen sind auch dann nötig, wenn es ums Lüften und die Raumtemperatur geht. So manches Team ist deshalb schon aneinandergeraten. Da hilft nur, offen darüber zu sprechen. Muss beispielsweise im Winter mit offenem Fenster gelüftet werden, sind regelmäßige kurze Lüftungspausen zu empfehlen, um schlechte Luft zu verhindern. Wer am Fenster arbeitet, ist gut beraten, diese fünf Minuten in der Kaffeeküche zu verbringen.

 

Letzte Änderung: 1.11.2013

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