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Arbeit im Büro gesund gestalten

Expertenwissen
Planungshilfe Unterweisung

Autor: Enrico Frei, Regine Rundnagel

Die Unterweisung ist ein sehr wichtiges Mittel, um Unfälle und gesundheitliche Beeinträchtigungen zu vermeiden, vor Gefahren zu warnen, über Sicherheitsvorschriften und Arbeitsbedingungen im Betrieb aufzuklären und die Beschäftigten zu motivieren, damit sie aktiv am Arbeits- und Gesundheitsschutz mitwirken.

Die folgende Checkliste bietet dem Verantwortlichen für die Durchführung von Unterweisungen Hilfestellungen bei der Planung.

Elemente der Planung einer Unterweisung

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Bild 1: Übersicht über die Planungsfragen bei Unterweisung. (Quelle: Enrico Frei)

Wie oft:

Erstunterweisung
  • einmalig bei Neueinstellungen und Wiedereinsteigern
Wiederholungsunterweisung
  • mindestens 1x jährlich
  • bei Kindern und Jugendlichen bis 18 Jahren halbjährlich
weitere Anlässe für Unterweisungen
  • immer, wenn sich Arbeitsbedingungen und der Arbeitsplatz verändert haben oder der Arbeitsplatz gewechselt wurde und Gefährdungen und Belastungen sich verändern

Wodurch:

  • Schulungen
  • Dienstunterrichte und betriebliche Weiterbildungen
  • Meetings
  • Bürobesprechungen
  • Mitarbeitergespräche (auch am Arbeitsplatz)
  • Sicherheitsgespräche, Lehrgespräche
  • Zirkel (Sicherheits-, Gesundheits-, Brandschutzzirkel)
  • integriert im Arbeitsprozess und ergänzend zur persönlichen Unterweisung:
    kurze Gespräche am Arbeitsplatz zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter/innen
    Informationen im Internet/Intranet/Betriebszeitung/Plakate
    Selbstlernprogramme
    Broschüren
    Gesundheitstage
    Arbeitsschutzprogramme und Aktionen mit Unterstützung der Krankenkassen und Unfallversicherungsträger

Wo:

  • in geeigneten Räumen:
    mit ausreichend Platz
    mit optimalen Licht- und Klimaverhältnissen
    ohne störende Einflüsse von Draußen
  • direkt am Arbeitsplatz
  • an einem Beispielarbeitsplatz

Wie lange:

  • gut sind 60 bis 90 Minuten
  • möglich sind längere Unterweisungen mit Problemlösung in Form von Zirkelarbeit für z.B. 3-4 Stunden

Teilnehmerzahl:

  • nicht mehr als 10 Personen

Wie viel, Was:

  • das Wesentliche und das Erforderliche
  • was den Mitarbeiter/-innen noch nicht bekannt ist
  • Gefahren, die zu Unfällen führen können
  • Gefahren, die zur Beeinträchtigung des Wohlbefindens und zu Erkrankungen führen können
  • die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung und die vorhandenen Schutzmaßnahmen
  • das Erkennen von Gefährdungen und ihren Ursachen
  • die Verhaltensanforderungen im Arbeitsalltag
  • der rechtliche Rahmen – Rechte und Pflichten
Unterweisungsthemen im Büro
  • ergonomisches Sitzen
  • Einstellung Bildschirmoberfläche (Kontraste, Helligkeit, Farben, Auflösung, Schriftgröße)
  • Beleuchtung und Sehen am Bildschirm
  • Vorsorgeuntersuchung Augen und Bildschirmbrille
  • Ursachen und Vermeidung von Stress
  • Raumklima
  • Pausen und Arbeitszeit
  • Pausenübungen zur Entspannung
  • Unfallverhütung im Büro
  • Betrieb von Elektrogeräten
  • Verkehrssicherheit – bei Außendienst
  • Gebrauch der Stimme – im Call Center
  • Verhalten bei Überfällen – in Banken
Allgemeine Erstunterweisung
  • Arbeits- und Gesundheitsschutzphilosophie des Unternehmens
  • Erste Hilfe
  • Information über die Flucht- und Rettungswege
  • Verhalten bei Bränden, Unfällen und drohenden Gefahren
  • Unfall- und Erkrankungsschwerpunkte
  • Verkehrswege
  • Warnsignale
  • betriebliche Vorschriften
  • Ansprechpartner: Personalabteilung, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Betriebsrat
Arbeitsplatzbezogene Erstunterweisung
  • Zuständige Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer, Brandschutzbeauftragte
  • Ergonomie am Bildschirmarbeitsplatz
  • Bedienung und Einrichtung der Arbeitsplatzgegenstände, Bildschirm-, Stuhl- und Tischeinstellung
  • Einflüsse und Beeinflussung von Lärm, Luft, Temperatur und Licht
  • spezielle Gefahren und Belastungen am Arbeitsplatz und mögliche Folgen
  • Lage der Not- und Hauptschalter

Wie:

  • mündlich und dialogorientiert
  • tätigkeitsbezogen
  • kurz und prägnant
  • systematisch gegliedert, strukturiert
  • anregend und ansprechend
  • verständlich, entsprechend:
    der Sprachkenntnisse
    der Qualifikation und Bildung
    der Erfahrung im Beruf
    der Lernfähigkeit
    des Alters
  • Gefährdungsschwerpunkte, Zielgruppen und Arbeitsplätze berücksichtigen
  • Visualisierung durch Grafiken, Bilder und Videos
  • Zusammenhang zwischen Theorie und Praxis darstellen
  • praxisnah:
    Vorgehen nach dem Vier-Stufen-Modell: vorbereiten durch Informationen – vorführen – ausführen und üben lassen – korrigieren und kontrollieren
  • didaktisch aufgebaut z.B.  in den Schritten:
    Begrüßung, entspannte Atmosphäre
    Hinführung und Begründung Thema, Bezug zum Arbeitsplatz herstellen
    gezieltes Informieren bzw. vormachen
    aktivieren, diskutieren und üben
    klare Absprachen treffen
  • ohne Belehrungen und Bevormundungen
  • sensibilisierend und zur Umsetzung motivierend
  • Qualitätssicherung durch Feedback, Bewertungsbogen, Einzelbefragung oder Prüfung der Umsetzung

Warum:

  • Anlässe:
    Neueinstellung
    Wiedereinstieg
    Arbeitsplatzwechsel
    Arbeitsunfall
    Beinaheunfall
    Veränderung der Arbeitsbedingungen
    sicherheits- und gesundheitswidriges Verhalten
    Erkrankungsschwerpunkte
    gehäufte Gesundheitsbeschwerden
    Hinweise von Sicherheitsbeauftragten, Fragen von Beschäftigten, Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen und Gefährdungsanalysen
    Geänderte Vorschriften
  • Ziele:
    Vermeidung von Gefährdungen der Gesundheit und Beeinträchtigung des Wohlbefindens und der Leistungsmotivation
    Unfallvermeidungen
    Verhalten der Mitarbeiter/-innen verändern durchMotivation, Förderung der Eigenverantwortung undInformation
    Arbeitsbedingungen verbessern

Wer:

  • Arbeitgeber oder Vorgesetzte (hauptsächlich; wegen ihrer Anweisungskompetenz)
  • vom Arbeitgeber beauftragter Mitarbeiter
  • Sicherheitsbeauftragte
  • Unterstützung durch Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Unfallversicherungsträger, Krankenkassen und Betriebsrat
  • Fachkraft für Arbeitsicherheit oder Betriebsarzt außerhalb der Einsatzzeiten

Wen:

  • alle Mitarbeiter/-innen, Auszubildende, Leiharbeitnehmer/-innen, auch Telearbeitnehmer/-innen und Fremdbeschäftigte

Der Servicebereich

Literatur

Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (Hrsg.):
Praxis Unterweisung und Kommunikation. Erfolgreich, sicher und gesund arbeiten. Infos und Tipps für die Unterweisung.
Hamburg 2012, download unter www.vbg.de (Kurzbroschüre)

Birgit Ganz:
Unterweisung. Erfolgreich unterweisen im Dienstleistungsbereich,
2. Auflage, Mit Checklisten und CD-ROM,
Wiesbaden (Universum Verlagsanstalt) 2006

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Letzte Änderung: 21.9.2006

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Literaturtipps
  • Birgit Ganz:
    Unterweisung.
    Wiesbaden 2006


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