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Expertenwissen
Das Projekt "Integriertes Ergonomic Customizing bei SAP®-Systemen" - ErgoCust

Autorin: Petra Abele

Übersicht

  • Ziel des Projekts ErgoCust ist es, Benutzungsfreundlichkeit von SAP-Systemen schon während der Einführung der SAP-Software im Unternehmen sicherzustellen
  • Im Projekt ErgoCust werden praxisgerechte software-ergonomische Instrumente und Methoden für das zu diesem Zweck erforderliche Integrierte Ergonomic Customizing entwickelt und SAP-Experten zur Umsetzung des Integrierten Ergonomic Customizing qualifiziert
  • Parallel dazu wird eine Kampagne zur Software-Ergonomie durchgeführt

In zwei Forschungsprojekten widmen sich seit mehreren Jahren die drei Forschungs- und Beratungsinstitute bao – Büro für Arbeits- und Organisationspsychologie GmbH, BIT – Berufsforschungs- und Beratungsinstitut für interdisziplinäre Technikgestaltung e.V. und TBS – Technologieberatungsstelle beim DGB NRW e.V. der Frage, wie sich SAP-Systeme ergonomischer gestalten lassen. 

Im Projekt Ergusto wurden Methoden und Instrumente für eine Verbesserung der Usability nach der Einführung von SAP-Systemen entwickelt. Im nachfolgend beschriebenen Projekt ErgoCust geht es um eine Verbesserung der Usability bereits während der Einführung von SAP-Systemen.

Ziel beider Projekte ist es, betrieblichen Praktikern und SAP-Beratern software-ergonomische Kenntnisse, Vorgehensweisen und Methoden an die Hand zu geben, die es ihnen ermöglichen, SAP-Systeme so zu gestalten, dass sie den konkreten Nutzungsanforderungen an den Arbeitsplätzen in Unternehmen besser entsprechen.

Das Projekt ErgoCust wird vom Ministerium für Wirtschaft und Arbeit NRW und mit Mitteln der EU gefördert und in Kooperation mit der SAP AG durchgeführt.

Worum geht es in dem Projekt ErgoCust?

Gegenstand des Projekts "Integriertes Ergonomic Customizing – ErgoCust" ist die konsequente Einbindung software-ergonomischer Ziele, Instrumente und Methoden in die unternehmensspezifische Anpassung neu einzuführender SAP-Software, um von Anfang an Benutzungsfreundlichkeit (Usability) der Software sicherzustellen. 

Usability ist mehr, als die ergonomische Gestaltung von Benutzeroberflächen durch den Hersteller. Usability erfordert die bestmögliche Passung zwischen konkreten Arbeitsaufgaben, Benutzern und einer Software. Diese Passung kann bei SAP-Systemen und anderer integrierter Standardsoftware nicht allein der Hersteller liefern, sondern sie muss vor Ort im Kundenunternehmen erzielt werden. 

SAP-Systeme müssen vor der Inbetriebnahme grundsätzlich durch ein sogenanntes Customizing im Anwenderunternehmen an die dortigen Strukturen und Prozesse angepasst werden. Dabei spielten ergonomische Aspekte bisher allerdings eine untergeordnete Rolle. Um Usability sicherzustellen muss daher das "klassische" Customizing ergänzt werden um ein "Integriertes Ergonomic Customizing", d.h. ergonomische Ziele und Anforderungen werden konsequent in den Prozess der unternehmensspezifischen Anpassung der Software beim Kunden vor Ort integriert. 

Eine nachträgliche Verbesserung der Usability durch Ergonomic Customizing (siehe Projekt Ergusto) ist zwar möglich und bei mangelnder software-ergonomischer Qualität auch sinnvoll und gesetzlich geboten. Im Hinblick auf Kosten, Aufwand und Zufriedenheit der Benutzer ist es jedoch sehr viel günstiger, Usability durch Integriertes Ergonomic Customizing (kurz: ieC). von Anfang an sicherzustellen. 

Durch Integriertes Ergonomic Customizing werden software-ergonomische Nutzungsanforderungen frühzeitig im Einführungsprozess erhoben und in die Systemanpassung einbezogen. Daraus resultiert ein von Anfang an benutzerfreundlich gestaltetes System mit höherer Akzeptanz und leichterer Erlernbarkeit. Zudem lassen sich kostspielige nachträgliche Änderungen wegen fehlender, fehlerhafter oder ineffizienter Funktionalitäten vermeiden.

Voraussetzungen für Integriertes Ergonomic Customizing

Für eine erfolgreiche Integration des Ergonomic Customizing bei der Einführung von SAP-Systemen müssen jedoch einige Voraussetzungen vorliegen:

  • es müssen praxisgerechte Vorgehensweisen und für einen SAP-Einführungsprozess geeignete Erhebungs-, Prototyping- und Evaluationsmethoden verfügbar sein;
  • auf SAP-Produkte spezialisierte IT-Berater (SAP-Berater) und Customizer müssen für Software-Ergonomie sensibilisiert und für ein Integriertes Ergonomic Customizing qualifiziert sein;
  • in den Unternehmen muss ein größeres Bewusstsein für die Bedeutung der Software-Ergonomie vorherrschen.

Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann sich in der Unternehmenspraxis auf breiter Basis eine Integration des Ergonomic Customizing in den SAP-Einführungsprozess durchsetzen.

Ablauf des Projekts ErgoCust

Das Projekt ErgoCust widmet sich diesen Voraussetzungen in drei Arbeitspaketen im Rahmen zwei aufeinanderfolgender zeitlicher Phasen.

Bild 48_ Inhalt des ErgoCust-Projekts 
   Bild 1: Inhalte des ErgoCust-Projekts

1. Vorgehensmodell zum ieC

In der ersten Projektphase wird in Kooperation mit Experten der SAP AG ein praxisgerechtes Vorgehensmodell zum Integrierten Ergonomic Customizing entwickelt und mit der Methodik der SAP AG zum Vorgehen in Einführungsprozessen in Einklang gebracht. Das Vorgehensmodell betrachtet aus ergonomischer Sicht den Einführungsprozess von ersten Planungen über Anforderungsanalyse, Sollkonzeptentwicklung und Prototyping bis zu kontinuierlichen Verbesserungen nach dem Produktivstart des SAP-Systems. Für jede Projektphase des Einführungsprojekts werden ergonomische Schwerpunkte sowie geeignete Methoden und Instrumente für eine ergonomische Optimierung vorgestellt. 

Im Verhältnis zur derzeitigen SAP-Methodik in Einführungsprojekten (ASAP, Solution Manager) ergeben sich dabei einige zusätzliche Projektaufgaben. Häufiger werden allerdings in der SAP-Methodik vorgesehene Arbeitsschritte um ergonomische Aspekte erweitert; z. B. eine Integration von Usabilityzielen und –indikatoren in die vorgesehenen Projektzielvereinbarungen, die unternehmensspezifisch ausgehandelt werden. 

Im Unterschied zur SAP-Methodik ist das Vorgehen nach dem ieC-Modell jedoch stärker nutzer- als prozesszentriert. So wird beispielsweise im ieC-Modell bei der Anforderungsanalyse eine Aufgabenanalyse an den konkreten Arbeitsplätzen der Nutzer vorgeschlagen, um ergonomische Anforderungen aus der spezifischen Arbeitssituation ermitteln zu können, die bei einer reinen Geschäftsprozessbetrachtung unter Umständen verborgen bleiben. Entsprechend liegt ein Schwerpunkt des Vorgehensmodells zum ieC in einer über das von SAP vorgesehene Key-User-Konzept hinausgehenden breiten, frühzeitigen und qualifizierenden Nutzerbeteiligung. So nehmen Nutzer nicht nur am Test fertiggestellter Systemkomponenten, sondern bereits an der Evaluation von Sollkonzepten für das System teil. 

Das Vorgehensmodell zum Integrierten Ergonomic Customizing ist als "Baukastensystem" konzipiert, d.h. es zeigt umfassend Möglichkeiten zur ergonomischen Optimierung auf – sowohl hinsichtlich der Systemgestaltung als auch hinsichtlich der Aufgabengestaltung und Nutzerqualifizierung. Für ein konkretes SAP-Einführungsprojekt werden in der Regel nicht alle dieser Möglichkeiten zum Tragen kommen. Es muss vielmehr projektspezifisch vereinbart werden, welche Bestandteile des Vorgehensmodells umgesetzt werden sollen und welche nicht.

2. Qualifizierung von SAP-Beratern/Customizern

In der zweiten Projektphase wird eine Qualifizierungssequenz zum Thema Software-Ergonomie und zur Durchführung des Integrierten Ergonomic Customizing für SAP-Berater und Customizer entwickelt. 

Kern der Qualifizierungssequenz wird das Vorgehensmodell zum Integrierten Ergonomic Customizing sein. Als weitere Inhalte sind beispielsweise vorgesehen:

  • Grundlagen von Usability und Software-Ergonomie;
  • das ieC-Modell im Verhältnis zur SAP-Methodik in Einführungsprojekten;
  • Datenschutz beim Ergonomic Customizing;
  • rechtliche Rahmenbedingungen des Ergonomic Customizing;
  • Erfolgs- und Risikofaktoren für Ergonomic Customizing in der Praxis.

Die Qualifizierung soll neben der klassischen Wissensvermittlung in Seminarform auch ein software-ergonomisches Coaching in einem realen Einführungsprojekt des SAP-Beraters / Customizers beinhalten. Dieses Coaching bietet in erster Linie eine am Vorgehensmodell orientierte Hilfe für den Berater an. 

Es ist geplant, dass diese Qualifizierungssequenz in die Beraterausbildung bei der SAP AG aufgenommen wird und damit auf breiter Basis in der Ausbildung von SAP-Beratern zum Einsatz kommen kann. 

Im Rahmen des ErgoCust-Projekts soll die Qualifizierungssequenz in einer Pilot-Qualifizierung gestestet und optimiert werden.

3. Kampagne zur Software-Ergonomie

Parallel zur Entwicklung eines praxisgerechten Vorgehensmodells und der nachfolgenden Entwicklung einer Qualifizierungssequenz für SAP-Berater soll auf breiter Basis in Unternehmen ein stärkeres Bewusstsein für die Bedeutung der Software-Ergonomie im Umfeld betriebswirtschaftlicher Software verankert werden. Software-Ergonomie muss den betrieblichen Entscheidern als Produktivitätsfaktor, gesundheitsförderliche sowie gemäß Bildschirmarbeitsverordnung gesetzlich erforderliche Maßnahme nahegebracht werden. Nur so lässt sich auf lange Sicht eine präventive Strategie zur unternehmensspezifischen benutzerfreundlichen Gestaltung von anpassbarer Standardsoftware, wie sie das ieC-Modell propagiert, in der betrieblichen Praxis verbreiten. 

Im ErgoCust-Projekt erfolgt daher im Rahmen einer kontinuierlichen Kampagne Öffentlichkeitsarbeit zum Thema Software-Ergonomie. Neben Nutzern, Protagonisten von IT-Projekten und betrieblichen Entscheidern sollen dabei vor allem auch Multiplikatoren aus Vereinen, Verbänden, Gewerkschaften, Berufsgenossenschaften etc. informiert und sensibilisiert werden. 

(SAP und R/3 sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG. )

Der Servicebereich

Weitere Informationen

Das Projekt ist im September 2005 ausgelaufen. Aktuelle Informationen zum (Integrierten) Ergonomic Customizing und zu den beiden Projekten Ergusto und ErgoCust finden Sie unter: www.ergusto.de.

  

Links zu den Projektpartnern

 

bao – Büro für Arbeits- und Organisationspsychologie GmbH, Berlin

BIT – Berufsforschungs- und Beratungsinstitut für interdisziplinäre Technikgestaltung e.V., Bochum

TBS – Technologieberatungsstelle beim DGB NRW e.V.

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Letzte Änderung: 7.10.2004

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Vortrag
  • B. Stein, Dr. P. Abele: Ergonomisches Customizing bei SAP®-Systemen
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